Rechnungen mit DocuWare einfach verarbeiten
Automatisieren Sie Ihre Rechnungsprozesse mit DocuWare – von der KI-gestützten Erfassung über die revisionssichere Archivierung bis zur nahtlosen Integration in DATEV, SAP, Microsoft 365 & Co.
Rechnungen digital archivieren
Dank flexiblem Zugriff von überall – ob im Büro, Homeoffice oder unterwegs – profitieren Sie von maximaler Transparenz und Effizienz im gesamten Dokumentenprozess.
Effiziente Rechnungsprozesse ohne Umwege
Nutzen Sie stattdessen flexible Rechnungsworkflows, um Rechnungen effizient zu prüfen, freizugeben und an Ihr Buchhaltungssystem oder externe Partner weiterzuleiten.
So steht einer reibungslosen Zahlung nichts mehr im Wege.
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In unserem kostenlosen PDF finden Sie alle Funktionen und Vorteile kompakt zusammengefasst – als Download oder per E-Mail erhältlich.
Intelligente Rechnungsverarbeitung mit KI
Künstliche Intelligenz liest unstrukturierte Belege wie Lieferscheine oder Bestellungen zuverlässig aus – für durchgängige, fehlerfreie Abläufe ohne Medienbrüche.
Nahtlose Integration in Ihre Finanzbuchhaltung
DocuWare – integrierbar in 500+ Anwendungen für nahtlose Rechnungsprozesse
Unverbindliches
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Oft gestellte Fragen
Was ist DocuWare?
DocuWare ist ein führendes Dokumentenmanagement-System (DMS) für die digitale Archivierung, Suche und Workflow-Automatisierung. Wir planen, implementieren und betreuen DocuWare individuell für Ihr Unternehmen – inkl. Integrationen in Ihre ERP- und Finanzbuchhaltungs-Systeme.
Wie funktioniert Dokumentenmanagement?
Dokumentenmanagement funktioniert, indem alle Unterlagen digital erfasst, zentral gespeichert und automatisch organisiert werden. Relevante Informationen werden erkannt, verschlagwortet und über Suchfunktionen sofort gefunden. Workflows automatisieren Freigaben und Prozesse – so arbeiten Teams effizienter, papierlos und rechtssicher.
Wie läuft die digitale Rechnungsverarbeitung ab?
Ein digitaler Rechnungsprozess beginnt mit dem Eingang der Rechnung im Dokumentenmanagement-System – ob per E-Mail, Scan oder E-Rechnung. Der Beleg wird sofort revisionssicher archiviert und von der KI automatisch ausgelesen. Anschließend erfolgt der Abgleich mit Bestellung und Lieferschein, bevor die Rechnung durch den digitalen Freigabe-Workflow läuft. Zum Schluss werden die Buchungssätze direkt an Ihre Finanzbuchhaltung oder Ihr ERP-System übergeben.
Wird die Lösung in der Cloud oder On-Premise installiert?
Unsere Lösung bietet Ihnen volle Flexibilität: Sie kann in der Cloud oder On-Premise betrieben werden – ganz nach Ihren Anforderungen und Sicherheitsrichtlinien.
Während die Cloud-Variante eine schnelle Bereitstellung und ortsunabhängigen Zugriff ermöglicht, behalten Sie bei der lokalen Server-Installation (On-Premise) die vollständige Kontrolle über Ihre IT-Infrastruktur und Daten.
Wie funktioniert die digitale Rechnungsfreigabe im DMS?
Die digitale Rechnungsfreigabe erfolgt direkt im Dokumentenmanagement-System (DMS) über einen automatisierten Workflow.
Rechnungen werden nach der Erfassung automatisch an die zuständigen Personen oder Abteilungen weitergeleitet. Freigaben, Rückfragen oder Korrekturen können digital vorgenommen werden – inklusive Transparenz über Bearbeitungsstand und Verantwortlichkeiten.
Dank regelbasierter Workflows laufen Freigabeprozesse schneller, sicherer und ohne Papier – für klare Zuständigkeiten, kürzere Durchlaufzeiten und vollständige Nachvollziehbarkeit.
Wie funktioniert die KI-gestützte Rechnungserkennung?
Unsere Lösung kombiniert automatisierte E-Rechnungsverarbeitung mit KI-gestützter Belegerkennung.
Während E-Rechnungen strukturiert vorliegen und automatisch verarbeitet werden, unterstützt künstliche Intelligenz bei der Erkennung und Prüfung unstrukturierter Dokumente wie Lieferscheine oder Bestellungen.
So können Daten zuverlässig abgeglichen, Pflichtfelder überprüft und Abweichungen frühzeitig erkannt werden – für durchgängige, fehlerfreie Prozesse ohne Medienbrüche.
Ist die Lösung DSGVO-konform und rechtssicher?
Ja, unsere Lösung erfüllt alle DSGVO-Anforderungen und GoBD-Richtlinien gemäß IDW-Standard PS 880. Die Daten werden in europäischen Rechenzentren gespeichert, die Archivierung erfolgt rechtssicher mit unveränderlichen Speicherformaten. Regelmäßige Audits und Zertifizierungen gewährleisten die Compliance mit allen relevanten Gesetzen.
Können verschiedene Rechnungsformate wie E-Rechnungen verarbeitet werden?
Absolut. Unsere Lösung verarbeitet alle gängigen Formate: PDF, E-Mails, ZUGFeRD, XRechnung, Papierrechnungen (via Scanner) und viele weitere. Egal ob strukturierte E-Rechnungen oder unstrukturierte Papierdokumente – alles wird automatisch erkannt und verarbeitet.
Mit welchen Systemen kann die Lösung integriert werden?
Unsere Dokumentenmanagement-Lösung bietet vielseitige Schnittstellenmöglichkeiten und lässt sich mit nahezu allen gängigen Systemen verbinden – von Finanzbuchhaltungssoftware wie DATEV oder ADDISON bis hin zu ERP-Plattformen wie SAP oder Microsoft Dynamics.
Dank offener Architektur ist auch die Integration über standardisierte Schnittstellen problemlos möglich. Buchungssätze werden automatisch erstellt und direkt in Ihr System übertragen – für durchgängige, effiziente Prozesse.
Wie weit lässt sich der Prozess auf meine individuellen Bedürfnisse anpassen?
Unsere Lösung lässt sich flexibel an die individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens für die Rechnungsverarbeitung anpassen und skalieren. Dialoge, Felder und Workflows können individuell konfiguriert und nahtlos in bestehende Systeme integriert werden – für optimale Abläufe in Ihrem Unternehmen.