Was ist eine elektronische Rechnung?
Eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) ist eine Rechnung, die in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format erstellt und übermittelt wird. Das bedeutet: Die Rechnungsdaten liegen als XML-Datei vor und folgen einem einheitlichen, standardisierten Aufbau.
Gängige Formate sind:
- XRechnung: Besteht ausschließlich aus strukturierten XML-Daten.
- ZUGFeRD: Kombiniert ein visuelles PDF mit eingebetteten XML-Daten - ein sogenanntes hybrides Format.
Moderne Software-Lösungen können diese XML-Strukturen automatisch auslesen, prüfen und weiterverarbeiten.
Was bedeutet die E-Rechnungspflicht konkret?
Die E-Rechnungspflicht ist Teil der EU-weiten Mehrwertsteuerreform und betrifft in Deutschland aktuell alle Unternehmen, die Rechnungen im B2B-Bereich innerhalb des Landes versenden oder empfangen.
Im Klartext
- Seit 01.01.2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können – im strukturierten Format nach EN 16931, also z. B. XRechnung oder ZUGFeRD. Das bloße PDF oder Papier gilt seither nicht mehr als elektronische Rechnung, auch wenn es per E-Mail kommt.
- Bis Ende 2026 gilt eine Übergangsfrist. Rechnungen an Geschäftskunden in Deutschland dürfen in dieser Zeit noch in herkömmlicher Form gestellt werden, sofern der Empfänger zustimmt.
- Ab 2027 wird der Versand zur Pflicht – spätestens 2028 folgt dann das verpflichtende E-Reporting an die Finanzbehörden.
Was passiert, wenn Sie noch nicht umgestellt haben?
Wer bis heute noch nicht umgestellt hat, riskiert mehr als nur technische Schwierigkeiten:
- Compliance-Verstöße, weil gesetzliche Formate nicht akzeptiert werden
- verpasste Zahlungsfristen durch Medienbrüche und manuelle Bearbeitung
- Zeit- und Kostenaufwand durch parallele Abläufe für Papier, PDF und XML
- Sicherheitslücken, wenn E-Mail-Anhänge oder Papierdokumente unkontrolliert durch Abteilungen wandern
Kurz: Sie laufen Gefahr, beim Rechnungseingang unnötig viel Aufwand zu betreiben – oder beim Rechnungsausgang Ihre Kunden zu verlieren.
Was jetzt zählt: Drei Schritte zur E-Rechnungsreif
- Status klären
Prüfen Sie: Können Sie strukturierte E-Rechnungen empfangen und verarbeiten? Unterstützt Ihre Buchhaltungssoftware XRechnung und/oder ZUGFeRD? Gibt es zentrale E-Mail-Postfächer für E-Rechnungen? - Systeme aufsetzen
Setzen Sie auf eine DMS-Lösung (z. B. DocuWare) mit intelligenter Dokumentenverarbeitung (IDP), um eingehende Rechnungen automatisiert zu erkennen, zu verarbeiten und rechtskonform zu archivieren. - Prozesse vereinheitlichen
Nutzen Sie die Umstellung, um manuelle Schritte, Medienbrüche und Freigabeschleifen zu automatisieren. So wird aus der Pflicht ein echter Effizienzgewinn.
Warum gerade jetzt?
Weil viele Unternehmen jetzt merken, dass halb-digitale Prozesse auf Dauer nicht tragbar sind. Wer PDF-Postfächer manuell prüft, Rechnungen abtippt oder sich auf individuelle Workarounds verlässt, verliert Zeit, Geld und Nerven.
Unsere Empfehlung: Digitalisieren Sie den Rechnungseingang ganzheitlich – mit DocuWare und natif als smarte Kombination aus DMS und KI-basierter Verarbeitung.
Wertschöpfer: Ihr Partner für die E-Rechnungszukunft
Wir helfen mittelständischen Unternehmen dabei, die E-Rechnungspflicht nicht nur zu erfüllen, sondern als Startschuss für die Automatisierung zu nutzen. Mit erprobten Prozessen, technischer Kompetenz und dem passenden Werkzeug begleiten wir Sie vom ersten Schritt an zur revisionssicheren Lösung.
Fazit: Spätestens jetzt handeln – besser früher als gesetzlich nötig
Wer heute noch nicht umgestellt hat, sollte keine weitere Zeit verlieren. Denn auch wenn das Gesetz noch Übergänge erlaubt: Die Vorteile liegen längst auf der Hand – und der Mehraufwand herkömmlicher Prozesse ist nicht nur teuer, sondern zunehmend riskant.
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