Was bedeutet die E-Rechnungspflicht konkret?
DieE-Rechnungspflicht ist Teil der EU-weiten Mehrwertsteuerreform und betrifft inDeutschland aktuell alle Unternehmen, die Rechnungen im B2B-Bereichinnerhalb des Landes versenden oder empfangen.
Im Klartext:
- Seit 01.01.2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können – im strukturierten Format nach EN 16931, also z. B. XRechnung oder ZUGFeRD.
- Das bloße PDF oder Papier gilt seither nicht mehr als elektronische Rechnung, auch wenn esper E-Mail kommt.
- Für das Ausstellen und Versenden von E-Rechnungen gelten Übergangsfristen – bis Ende 2026 dürfen Rechnungen an Geschäftskunden in Deutschland noch in herkömmlicher Form gestellt werden, sofern der Empfänger zustimmt.
Ab 2027 wird der Versand zur Pflicht – spätestens 2028 folgt dann das verpflichtende E-Reporting an die Finanzbehörden.
Was passiert, wenn Sie noch nicht umgestellt haben?
Wer bisheute noch nicht umgestellt hat, riskiert mehr als nur technischeSchwierigkeiten:
- Compliance-Verstöße, weil gesetzliche Formate nicht akzeptiert werden
- verpasste Zahlungsfristen durch Medienbrüche und manuelle Bearbeitung
- Zeit- und Kostenaufwand durch parallele Abläufe für Papier, PDF und XML
- Sicherheitslücken, wenn E-Mail-Anhänge oder Papierdokumente unkontrolliert durch Abteilungen wandern
Kurz: Sielaufen Gefahr, beim Rechnungseingang unnötig viel Aufwand zu betreiben – oderbeim Rechnungsausgang Ihre Kunden zu verlieren.
Was jetzt zählt: Drei Schritte zur E-Rechnungsreife
- Status klären
Prüfen Sie: Können Sie strukturierte E-Rechnungen empfangen und verarbeiten? Unterstützt Ihre Buchhaltungssoftware XRechnung und/ode ZUGFeRD? Gibt es zentrale E-Mail-Postfächer für E-Rechnungen? - Systeme aufsetzen
Setzen Sie auf eine DMS-Lösung (z. B. DocuWare) mit intelligenter Dokumentenverarbeitung (IDP), um eingehende Rechnungen automatisiert zu erkennen, zu verarbeiten und rechtskonform zu archivieren. - Prozesse vereinheitlichen
Nutzen Sie die Umstellung, um manuelle Schritte, Medienbrüche und Freigabeschleifen zu automatisieren. So wird aus der Pflicht ein echter Effizienzgewinn.
Warum gerade jetzt?
Weil vieleUnternehmen jetzt merken, dass halb-digitale Prozesse auf Dauer nicht tragbarsind. Wer PDF-Postfächer manuell prüft, Rechnungen abtippt oder sich aufindividuelle Workarounds verlässt, verliert Zeit, Geld und Nerven. Unsere Empfehlung: Digitalisieren Sie den Rechnungseingang ganzheitlich – mit DocuWare und Parashift als smarte Kombination aus DMS und KI-basierterVerarbeitung.
Wertschöpfer IT: Ihr Partner für die E-Rechnungszukunft
Wir helfenmittelständischen Unternehmen dabei, die E-Rechnungspflicht nicht nur zuerfüllen, sondern als Startschuss für die Automatisierung zu nutzen. Mit erprobten Prozessen, technischer Kompetenz und dem passenden Werkzeugbegleiten wir Sie vom ersten Schritt bis zur revisionssicheren Lösung.
Fazit: Spätestens jetzt handeln – besser früher als gesetzlich nötig
Wer heutenoch nicht umgestellt hat, sollte keine weitere Zeit verlieren. Denn auch wenn das Gesetz noch Übergänge erlaubt: Die Vorteile liegen längst auf der Hand –und der Mehraufwand herkömmlicher Prozesse ist nicht nur teuer, sondernzunehmend riskant.
Rechtliches
Wir informieren Sie rechtzeitig über diese Themen: E-Rechnungspflicht, DSGVO, Aufbewahrungspflicht im gesetzlichen Rahmen und stehen Ihnen beratend zur Seite.
