Die trügerische Hoffnung auf die eine richtige Lösung
„Wenn wir erst ein DMS haben, wird alles besser.“
Diesen Satz hören wir regelmäßig. Dahinter steckt die Annahme, dass eine neue Software bestehende Probleme automatisch löst. In Wahrheit digitalisiert ein DMS zunächst genau das, was bereits da ist: Strukturen, Abläufe, Zuständigkeiten – inklusive aller Unklarheiten.
Wer analoge Unordnung digital abbildet, erhält digitale Unordnung. Nur schneller.
Dokumente sind kein Selbstzweck
Ein Dokumentenmanagement-System verwaltet Dokumente. Doch Dokumente stehen nie für sich allein: Sie entstehen, werden geprüft, freigegeben, weitergegeben und schließlich archiviert.
Kurz: Sie sind Teil von Prozessen. Ohne diese fachlich zu verstehen, bleibt das DMS eine bessere Ablage – aber kein echter Produktivitätshebel.
Typische Fragen, die vor jeder Softwareauswahl beantwortet sein sollten:
- Wo entstehen Dokumente – und warum?
- Wer arbeitet wann mit welchen Informationen?
- Welche Entscheidungen hängen an welchen Dokumenten?
- Welche Schritte sind besonders zeit- oder fehlerintensiv?
- Wo gibt es Medienbrüche, Doppelablagen oder manuelle Workarounds?
"Diese und viele weitere prozessspezifische Fragen bilden die Grundlage, um sinnvoll zu entscheiden, wie ein DMS konkret unterstützen soll. Denn jeder Prozess hat seine eigenen Anforderungen und Stolpersteine."
Prozess vor Tool: der entscheidende Perspektivwechsel
Ein erfolgreiches DMS-Projekt folgt daher einer klaren Reihenfolge:
- Prozesse verstehen
Fachliche Abläufe aufnehmen – unabhängig von bestehender Technik. - Ziele definieren
Geht es um Zeitersparnis? Transparenz? Rechtssicherheit? Entlastung bestimmter Rollen? - Prozesse strukturieren und priorisieren
Start mit klaren, wiederkehrenden Prozessen wie Rechnungseingang, Vertragsmanagement oder Personalmanagement. - Erst dann: Software auswählen
Passend zu den Anforderungen – nicht umgekehrt.
Dieser Perspektivwechsel entscheidet darüber, ob ein DMS akzeptiert, genutzt und weiterentwickelt wird – oder die Einführung im operativen Alltag verpufft.
Warum Technik trotzdem wichtig ist – aber nicht zuerst
Natürlich spielt die Plattform eine zentrale Rolle. Lösungen wie DocuWare verbinden revisionssichere Archivierung mit effizienter Suche und nahtlose Integration in diverse Anwendungen. Mit der integrierten Workflowkomponente oder in Kombination mit einer leistungsfähigen Prozessplattform wie JobRouter lassen sich Dokumente fließend in digitale Prozesse einbinden.
Der Punkt ist jedoch: Diese Stärken kommen nur dann zum Tragen, wenn klar ist, was automatisiert, gesteuert oder dokumentiert werden soll.
Ein DMS ist kein Startpunkt – sondern ein Verstärker.
Wertschöpfer Ansatz: Prozesse zuerst, Technik folgt
Bei Wertschöpfer starten viele Projekte mit einer Produktdemo – sie zeigt, was möglich ist. Doch die eigentliche Arbeit beginnt danach: Im Gespräch klären wir, ob die Lösung zu Ihren Prozessen passt und welche Anpassungen wirklich Mehrwert schaffen.
Sprechen Sie uns an und erfahren Sie, wie Sie Ihr DMS-Projekt zum Erfolg führen – mit Prozessorientierung und Praxiserfahrung.
