Digitales Personalmanagement mit DocuWare & JobRouter
Digitalisieren Sie Ihr Personalwesen – von digitalen Personalakten und automatisierten HR-Prozessen über Self-Service-Portal bis zur DSGVO-konformen Archivierung in einer zentralen Software.
Personalakten digital und zentral archivieren
Mit unserer HR-Lösung für DocuWare & JobRouter führen Sie alle Personaldokumente in einer digitalen, gesetzeskonformen Personalakte zusammen – zentral, strukturiert und revisionssicher.
Dank intelligenter Texterkennung (KI) und Volltextsuche finden Sie die benötigten Informationen in Sekunden – egal, ob im Büro, im Homeoffice oder unterwegs.
Reduzierte Anfragen durch automatisierte HR-Prozesse
Wiederkehrende Abläufe im Personalwesen werden digital abgebildet – vom On- und Offboarding über Bewerbungsprozesse bis hin zu Urlaubs- und Abwesenheitsanträgen.
Übersichtliche Aufgabenlisten, automatisierte Erinnerungen und Eskalationen stellen sicher, dass nichts liegen bleibt. Für HR bedeutet das: weniger Nachfassen, weniger manuelle Listen – mehr Zeit für die Themen, die wirklich zählen.
DSGVO-konforme Archivierung und transparente Zugriffskontrolle
Personaldaten gehören zu den sensibelsten Informationen im Unternehmen. Mit granularen Berechtigungen steuern Sie, wer welche Dokumente sehen und bearbeiten darf. Jede Aktion im System wird protokolliert, während Aufbewahrungs- und Löschfristen transparent definiert und umgesetzt werden. Dazu zählt auch die elektronische Führung und Archivierung von Entgeltunterlagen, wie sie seit 2022 schrittweise vorgeschrieben ist.
So erfüllen Sie Compliance- und DSGVO-Vorgaben im HR-Bereich zuverlässig.
Self-Service für Mitarbeitende und Führungskräfte
Über das HR-Self-Service-Portal können Mitarbeitende und Führungskräfte Stammdatenänderungen, Abwesenheiten, Krankmeldungen oder relevante Dokumente digital erfassen und einreichen. Auch Bewerber und neue Mitarbeitende übermitteln ihre Daten und Dokumente bequem über öffentlich zugängliche Online-Formulare.
Dadurch steigt die Datenqualität, es entstehen weniger Rückfragen im Arbeitsalltag und die HR-Abteilung wird spürbar entlastet.
Integrationen in bestehende HR-Systeme
Über standardisierte Schnittstellen zu Systemen wie DATEV, SAP oder weiterer HR-Software werden Stammdaten bidirektional synchronisiert. Dokumente wie Lohnabrechnungen können aus Fachanwendungen erzeugt, in der elektronischen Personalakte archiviert und jederzeit aufgerufen werden.
Für IT und Verwaltung bedeutet das: keine doppelte Datenerfassung, weniger Medienbrüche und ein durchgängiger Informationsfluss über alle Systeme hinweg.
DocuWare & JobRouter – integrierbar in 500+ Anwendungen für nahtlose Personalprozesse
Vorteile der digitalen Personalakte
Zentrale digitale Personalakte
Schnellere HR-Prozesse
Rechtskonforme Archivierung
Entlastung der HR-Abteilung
Einfache Integration in Ihre Systeme
Informationen und Dokumente fließen dabei bidirektional – ohne Medienbrüche.
Jederzeit und überall verfügbar
Beratungsgespräch vereinbaren
Optimieren Sie Ihr Personalwesen mit einer HR-Lösung, die genau zu Ihrer Systemlandschaft passt:
- DocuWare
- JobRouter
- Hybrid-Lösung aus DocuWare & JobRouter
Wir zeigen Ihnen, wie moderne digitale Personalakten Ihre HR-Prozesse vereinfachen und die Effizienz nachhaltig steigern.
Als zertifizierter DocuWare- und JobRouter-Partner begleiten wir Sie von der ersten Analyse bis zur erfolgreichen Umsetzung. Füllen Sie einfach das Formular aus – wir melden uns zeitnah mit passenden Terminvorschlägen für ein persönliches Beratungsgespräch.
Oft gestellte Fragen
Was ist DocuWare?
DocuWare ist ein führendes Dokumentenmanagement-System (DMS), das Dokumente digital archiviert, verwaltet und Prozesse automatisiert – zentral, effizient und rechtssicher.
Was ist JobRouter?
JobRouter ist eine flexible Prozessdigitalisierungsplattform, die Geschäftsabläufe automatisiert, Daten effizient steuert und Anwendungen nahtlos verbindet – agil, skalierbar und integrationsstark.
Wie funktioniert Dokumentenmanagement für Personalakten?
Mit einem Dokumentenmanagement-System erfassen Sie sämtliche Personaldokumente, einschließlich Lohnabrechnungen, Entgeltunterlagen, Arbeitsverträge, Krankmeldungen oder auch Urlaubsanträge, digital und elektronisch an einem zentralen Ort.
Automatisierte Prozesse steuern Freigaben und Prozesse, während Formulare Datenerfassung und Anträge nahtlos digitalisieren.
Kann die Lösung auch Entgeltunterlagen digital archivieren?
Ja, unsere Lösung archiviert Entgeltunterlagen revisionssicher, DSGVO-konform und gemäß den aktuellen gesetzlichen Anforderungen. Die Dokumente werden vollständig protokolliert, automatisch den richtigen Aufbewahrungsfristen zugeordnet und können jederzeit für Prüfungen abgerufen werden.
Damit erfüllen Sie auch die seit 2022 geltenden Vorgaben zur elektronischen Führung von Entgeltunterlagen nach der Beitragsverfahrensverordnung (BVV) zuverlässig.
Was bietet die digitale Lösung für Personalwesen?
Die digitale Lösung für Personalwesen bündelt zentrale HR-Aufgaben in durchgängigen Prozessen:
- Personaldokumente werden revisionssicher archiviert und in einer elektronischen Personalakte verwaltet.
- On- und Offboarding laufen strukturiert über definierte Aufgaben und Freigaben ab.
- Bewerbungen können digital erfasst, geprüft und weitergeleitet werden.
- Stammdaten lassen sich über digitale Formulare komfortabel pflegen,
- Dokumente sicher mit Mitarbeitern austauschen.
Kurz gesagt: weniger Papier, weniger Suchen – mehr Zeit für Menschen und Strategie.
Können bestehende Papierakten übernommen werden?
Ja. Papierakten können über Scanprozesse digitalisiert und automatisch in die digitale Personalakte eingeordnet werden. Gemeinsam definieren wir, welche Dokumente vollständig übernommen werden und wo ein „Scanning on Demand“-Ansatz sinnvoll ist.
Wie wird der Datenschutz bei digitalen Personalakten sichergestellt?
Unsere Lösung bietet umfangreiche Sicherheitsmechanismen wie Verschlüsselung, rollenbasierte Berechtigungen und lückenlose Protokollierung. Zusätzlich definieren wir mit Ihnen passende Rollen- und Löschkonzepte, um die Anforderungen der DSGVO im HR-Kontext zuverlässig umzusetzen.
Ist eine Anbindung an unser bestehendes HR- oder ERP-System möglich?
Ja, DocuWare & JobRouter verfügen über verschiedene Schnittstellen und Integrationsmöglichkeiten, etwa über APIs oder Standard-Konnektoren.
So lassen sich Dokumente direkt aus Ihren Fachanwendungen erzeugen, archivieren und wieder aufrufen, ohne dass Mitarbeitende zwischen Systemen springen müssen.
Wird die Lösung in der Cloud oder On-Premise installiert?
Unsere Lösung bietet Ihnen volle Flexibilität: Sie kann in der Cloud oder On-Premise betrieben werden – ganz nach Ihren Anforderungen und Sicherheitsrichtlinien.
Während die Cloud-Variante eine schnelle Bereitstellung und ortsunabhängigen Zugriff ermöglicht, behalten Sie bei der lokalen Server-Installation (On-Premise) die vollständige Kontrolle über Ihre IT-Infrastruktur und Daten.
Ist die Software DSGVO-konform und rechtssicher?
Ja, unsere Lösung erfüllt alle DSGVO-Anforderungen, GoBD-Richtlinien und ist zertifiziert nach IDW-PS 880. Die Daten werden in europäischen Rechenzentren gespeichert, die Archivierung erfolgt rechtssicher mit unveränderlichen Speicherformaten. Regelmäßige Audits und Zertifizierungen gewährleisten die Compliance mit allen relevanten Gesetzen.
Wie weit lässt sich der Prozess auf meine individuellen Bedürfnisse anpassen?
Unsere Lösung lässt sich flexibel an die individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens für die Rechnungsverarbeitung anpassen und skalieren. Dialoge, Felder und Prozesse können individuell konfiguriert und nahtlos in bestehende Systeme integriert werden – für optimale Abläufe in Ihrem Unternehmen.