Warum Entgeltunterlagen rechtlich besonders relevant sind
Entgeltunterlagen beziehen sich auf Gehaltszahlungen, Abrechnungen, Beitragsnachweise und steuerrelevante Informationen. Sie sind sowohl für den Gesetzgeber als auch für Prüfinstanzen wie Finanzbehörden, Rentenversicherungsträger oder die Berufsgenossenschaften essenziell. Dadurch unterliegen sie klar definierten Aufbewahrungs- und Datenschutzpflichten.
Typische Beispiele für Entgeltunterlagen:
- Lohn- und Gehaltsabrechnungen
- Beitragsnachweise für Sozialversicherungen
- Meldungen zur Sozialversicherung
- Nachweise für Zuschläge, Sonderzahlungen und Bonusregelungen
- Steuerrelevante Bescheinigungen (z. B. Lohnsteuerbescheinigung)
- Abrechnungen von Reise- und Bewirtungskosten
- Arbeitszeitnachweise
Rechtliche Grundlagen in Deutschland
Die wichtigsten Gesetze und Regelwerke:
- § 28f SGB IV – Melde- und Nachweispflichten
Arbeitgeber müssen Entgeltunterlagen vollständig, richtig und zeitgerecht führen und sie auf Verlangen vorlegen können. - § 41 EStG & Abgabenordnung (AO)
Steuerlich relevante Unterlagen müssen für Prüfungen jederzeit zugänglich und nachvollziehbar sein. Die Aufbewahrungsfrist beträgt in der Regel 10 Jahre. - Mindestlohngesetz (MiLoG)
Für bestimmte Branchen gilt eine Aufbewahrungspflicht von zwei Jahren für Arbeitszeitnachweise. - Handelsgesetzbuch (HGB)
Buchungsbelege und Unterlagen, die lohnrelevant sind, fallen ebenfalls unter die 10-jährige Aufbewahrungspflicht. - DSGVO & BDSG
Personenbezogene Daten müssen geschützt, der Zugriff kontrolliert und die Löschung nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist gewährleistet sein. Die Verarbeitung muss transparent und nachvollziehbar erfolgen.
Wie lange müssen Entgeltunterlagen aufbewahrt werden?
Wichtig: Die Frist beginnt meist am Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument entstanden ist.
Typische Risiken bei papierbasierten oder fragmentierten HR-Archiven
Viele Unternehmen nutzen noch Schränke, File-Server und E-Mail-Ordner – oft gleichzeitig. Die typischen Probleme dabei sind vielfältig:
- Keine einheitliche Struktur und unklare Zuständigkeiten
- Hohe Fehleranfälligkeit beim Wiederfinden alter Entgeltunterlagen
- Ungesicherte Zugriffsmöglichkeiten (z. B. Papierakten in Schränken)
- Schlechte Vorbereitung für Lohnsteuer-, Sozialversicherungs- oder Betriebsprüfungen
- Keine automatisierten Löschprozesse gemäß DSGVO
Das kann zu Verzögerungen, Nachforderungen und rechtlichen Risiken führen.
Was bedeutet das für Geschäftsführung, HR und Datenschutz?
Für die Geschäftsführung geht es bei Entgeltunterlagen nicht nur um Formalien, sondern um handfeste Risiken: Bußgelder, Nachzahlungen, Imageschäden und aufwendige Prüfungen, wenn Unterlagen unvollständig oder nicht prüfungssicher vorliegen.
Für HR-Verantwortliche und Lohnbuchhaltung bedeutet eine unsaubere Ablage vor allem eines: Stress im Prüfungsfall. Unterlagen müssen ad hoc zusammengesucht, Lücken erklärt und Nachweise nachgereicht werden – oft unter hohem Zeitdruck.
Datenschutzbeauftragte wiederum stehen in der Pflicht, den Schutz personenbezogener Daten sicherzustellen. Fehlende Zugriffskonzepte, offene Aktenschränke oder nicht dokumentierte Löschprozesse machen es schwer, die Einhaltung von DSGVO und BDSG nachzuweisen.
Genau an diesen Punkten setzt eine strukturierte, digitale Archivierung von Entgeltunterlagen an.
Digitale Archivierung mit DocuWare & JobRouter – rechtssicher und praxisnah
- Revisionssichere Ablage nach gesetzlichen Vorgaben
DocuWare & JobRouter speichern Entgeltunterlagen unveränderbar, protokollieren jeden Zugriff und stellen sicher, dass Dokumente nicht nachträglich manipuliert werden können. Das entspricht den Anforderungen für steuerrechtlich relevante Daten. - Automatische Zuordnung und sichere Verschlagwortung
OCR und intelligente Indexierung sorgen dafür, dass Lohnabrechnungen, Beitragsnachweise oder Steuerbescheinigungen automatisch in der richtigen digitalen Akte landen. - Rollenbasierte Zugriffskontrolle
Nur autorisierte HR-Mitarbeitende erhalten Zugriff auf Entgeltunterlagen. Jede Einsichtnahme wird dokumentiert – ein entscheidender Vorteil für DSGVO-Nachweise. - Aufbewahrungs- und Löschfristen automatisiert steuern
DocuWare & JobRouter ermöglichen es, gesetzliche Aufbewahrungsfristen – etwa zehn Jahre für lohn- und steuerrelevante Unterlagen oder zwei Jahre für Arbeitszeitnachweise nach MiLoG – pro Dokumenttyp zu hinterlegen. Nach Ablauf der Frist kann das System eine Erinnerung auslösen oder Unterlagen automatisch zur Löschung markieren. So werden sowohl Prüfpflichten als auch DSGVO-Vorgaben verlässlich erfüllt. - Prüfbarkeit auf Knopfdruck
Statt tagelang Ordner durchzugehen, können Unternehmen Prüfern heute digitale, strukturierte Akten bereitstellen – sicher, vollständig und durchsuchbar.
Fazit: Mehr Sicherheit, weniger Aufwand
Entgeltunterlagen bringen lange Aufbewahrungsfristen, hohe Datenschutzanforderungen und strenge Prüfvorgaben mit sich. Eine digitale Archivierungslösung wie DocuWare oder JobRouter reduziert diesen Aufwand deutlich: Fristen werden automatisch eingehalten, Zugriffe sind nachvollziehbar und Prüfungen schnell bedienbar.
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Der nächste Schritt: Individuelle Beratung für Ihr Digitalisierungsprojekt
Als spezialisierte Digitalisierungsberater aus Mannheim begleiten wir mittelständische Unternehmen und KMU bei der Einführung von DocuWare & JobRouter – von der Prozessanalyse bis zur technischen Umsetzung. Unser Anspruch: Lösungen, die nahtlos zu Ihrer bestehenden IT-Landschaft passen und echten Mehrwert schaffen. Ob DSGVO-konforme Archivierung, Integration in Ihr HR-System oder die Optimierung komplexer HR-Prozesse – wir unterstützen Sie ganzheitlich und praxisnah.
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