Warum Entgeltunterlagen rechtlich besonders relevant sind
Entgeltunterlagen beziehen sich auf Gehaltszahlungen, Abrechnungen, Beitragsnachweise und steuerrelevante Informationen. Sie sind sowohl für den Gesetzgeber als auch für Prüfinstanzen wie Finanzbehörden, Rentenversicherungsträger oder die Berufsgenossenschaften essenziell. Dadurch unterliegen sie klar definierten Aufbewahrungs- und Datenschutzpflichten.
Typische Beispiele für Entgeltunterlagen:
- Lohn- und Gehaltsabrechnungen
- Beitragsnachweise für Sozialversicherungen
- Meldungen zur Sozialversicherung
- Nachweise für Zuschläge, Sonderzahlungen und Bonusregelungen
- Steuerrelevante Bescheinigungen (z. B. Lohnsteuerbescheinigung)
- Abrechnungen von Reise- und Bewirtungskosten
- Arbeitszeitnachweise
Rechtliche Grundlagen in Deutschland
Für Entgeltunterlagen gelten in Deutschland unterschiedliche Aufbewahrungspflichten, die sich aus verschiedenen Gesetzen ergeben. Entscheidend ist dabei weniger die Branche als vielmehr der Zweck der Unterlagen und der rechtliche Kontext, in dem sie entstehen. Unternehmen sollten regelmäßig prüfen, welche Aufbewahrungsfristen für Mitarbeiterdaten noch relevant sind und wann eine datenschutzkonforme Vernichtung erfolgen muss.
Handels- und Steuerrecht (HGB & AO)
Entgeltunterlagen mit buchhalterischem oder steuerlichem Bezug unterliegen den allgemeinen Aufbewahrungspflichten aus dem Handels- und Steuerrecht:
- Handelsgesetzbuch (HGB)
Entgeltabrechnungen, Buchungsbelege und relevante Geschäftsunterlagen sind gemäß § 257 HGB 6 bzw. 10 Jahre aufzubewahren. - Abgabenordnung (AO)
Steuerlich relevante Unterlagen – etwa Lohnkonten oder Abrechnungsnachweise – unterliegen nach § 147 AO ebenfalls einer Aufbewahrungsfrist von bis zu 10 Jahren.
Diese Regelungen gelten branchenunabhängig für alle Unternehmen mit entsprechenden Aufzeichnungs- und Buchführungspflichten.
Mindestlohngesetz (MiLoG)
Das Mindestlohngesetz regelt keine generelle Aufbewahrungspflicht für Entgeltunterlagen, sondern verpflichtet Arbeitgeber zur Dokumentation von Arbeitszeiten, sofern der Mindestlohn einschlägig ist – konkret nach § 17 MiLoG.
Wichtig ist dabei die korrekte Einordnung:
- Die Dokumentations- und Aufbewahrungspflicht nach dem MiLoG gilt nicht branchenabhängig,
- sondern für alle Arbeitgeber, die Arbeitnehmer beschäftigen, für die der gesetzliche Mindestlohn relevant ist.
- Die entsprechenden Arbeitszeitnachweise sind mindestens 2 Jahre aufzubewahren.
Für Beschäftigungsverhältnisse, die nicht unter das MiLoG fallen, existiert keine bundesweit einheitliche, eigenständige Aufbewahrungspflicht für Arbeitszeitnachweise außerhalb anderer gesetzlicher Regelungen (z. B. Steuer- oder Sozialversicherungsrecht).
Sozialversicherungsrecht
Ergänzend ergeben sich Aufbewahrungspflichten aus dem Sozialversicherungsrecht, insbesondere für:
- Entgeltabrechnungen
- Beitragsnachweise
- Meldungen zur Sozialversicherung
Diese Unterlagen müssen gemäß § 28f SGB in der Regel mindestens 5 Jahre verfügbar gehalten werden, um Prüfungen durch Sozialversicherungsträger zu ermöglichen.
Wie lange müssen Entgeltunterlagen aufbewahrt werden?
Wichtig: Die Frist beginnt meist am Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument entstanden ist.
Hinweis zur Gesetzesänderung: Mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz wurde die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege zum 1. Januar 2025 von zehn auf acht Jahre verkürzt. Diese Änderung betrifft Belege nach § 147 AO und gilt für alle Unterlagen, deren Aufbewahrungsfrist zu diesem Zeitpunkt noch nicht abgelaufen war. Für die Entgeltunterlagen in der obenstehenden Tabelle bedeutet das: Die Fristen für Buchungsbelege mit Entgeltbezug reduzieren sich auf 8 Jahre. Die übrigen Fristen (z. B. Sozialversicherungsunterlagen, MiLoG) bleiben unverändert.
Ab 2027: Digitale Entgeltunterlagen werden Pflicht – was genau ändert sich?
Die gesetzliche Grundlage für die Pflicht zur elektronischen Führung von Entgeltunterlagen ergibt sich aus der Beitragsverfahrensverordnung (BVV), konkret aus § 8 Abs. 2 BVV. Bislang konnten sich Arbeitgeber auf Antrag beim Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung von der elektronischen Führung befreien lassen. Diese Befreiungsmöglichkeit entfällt zum 31.12.2026 ersatzlos.
Ab dem 01.01.2027 bedeutet das konkret:
- Entgeltunterlagen müssen ausschließlich elektronisch geführt werden – eine hybride Ablage (teils Papier, teils digital) ist nicht mehr zulässig.
- Die Unterlagen müssen revisionssicher, jederzeit verfügbar und maschinell auswertbar sein, insbesondere für die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (eBVP) der Deutschen Rentenversicherung.
- Betroffen sind nicht nur Lohnabrechnungen, sondern auch Arbeitsverträge (soweit entgeltrelevant), Arbeitszeitnachweise, Beitragsnachweise und Prüfungsbescheide.
Was droht bei Nichteinhaltung?
Verstöße gegen die Aufbewahrungspflichten stellen eine Ordnungswidrigkeit dar und können mit einem Bußgeld geahndet werden. Hinzu kommen Risiken bei Betriebsprüfungen: Wer Entgeltunterlagen nicht digital vorlegen kann, gilt ab 2027 als nicht prüfungsfähig. Das kann zu Nachforderungen, Schätzungen zulasten des Arbeitgebers und Verzögerungszuschlägen führen. Verstöße gegen steuerliche Aufbewahrungspflichten nach der Abgabenordnung können zusätzlich zu Zuschätzungen bei der Lohnsteuer führen.
Typische Risiken bei papierbasierten oder fragmentierten HR-Archiven
Viele Unternehmen nutzen noch Schränke, File-Server und E-Mail-Ordner, um Personalakten zu archivieren – oft gleichzeitig und ohne einheitliches Konzept. Das führt in der Praxis zu einer Reihe typischer Probleme:
- Keine einheitliche Struktur und unklare Zuständigkeiten
- Hohe Fehleranfälligkeit beim Wiederfinden alter Entgeltunterlagen
- Ungesicherte Zugriffsmöglichkeiten (z. B. Papierakten in Schränken)
- Schlechte Vorbereitung für Lohnsteuer-, Sozialversicherungs- oder Betriebsprüfungen
- Keine automatisierten Löschprozesse gemäß DSGVO
Das kann zu Verzögerungen, Nachforderungen und rechtlichen Risiken führen.
Was bedeutet das für Geschäftsführung, HR und Datenschutz?
Für die Geschäftsführung geht es bei Entgeltunterlagen nicht nur um Formalien, sondern um handfeste Risiken: Bußgelder, Nachzahlungen, Imageschäden und aufwendige Prüfungen, wenn Unterlagen unvollständig oder nicht prüfungssicher vorliegen.
Für HR-Verantwortliche und Lohnbuchhaltung bedeutet eine unsaubere Ablage vor allem eines: Stress im Prüfungsfall. Wer Entgeltunterlagen für eine Betriebsprüfung vorbereiten muss, steht oft vor dem Problem, Nachweise ad hoc zusammensuchen, Lücken erklären und fehlende Belege nachreichen zu müssen – unter hohem Zeitdruck.
Datenschutzbeauftragte wiederum stehen in der Pflicht, den Schutz personenbezogener Daten sicherzustellen. Fehlende Zugriffskonzepte, offene Aktenschränke oder nicht dokumentierte Löschprozesse machen es schwer, die Einhaltung von DSGVO und BDSG nachzuweisen.
Eine moderne digitale Lösung schafft hier Abhilfe – insbesondere ein revisionssicheres Archivsystem für HR‑Dokumente, das Prüfungen erleichtert und die Einhaltung aller Vorgaben zur rechtskonformen Archivierung von Entgeltunterlagen unterstützt.
Aufbewahrungspflicht vs. Löschpflicht – wie passt das zusammen?
Auf den ersten Blick stehen die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen im Widerspruch zur DSGVO: Entgeltunterlagen müssen bis zu zehn Jahre aufbewahrt werden, gleichzeitig verlangen Art. 5 und Art. 17 DSGVO Datensparsamkeit und ein Recht auf Löschung.
Die Auflösung: Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO stellt klar, dass die Löschpflicht nicht greift, solange die Speicherung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist – und genau das sind die Aufbewahrungspflichten aus AO, HGB und Sozialversicherungsrecht. Während der Frist dürfen und müssen die Daten bleiben. Nach Ablauf muss gelöscht werden. Laufen mehrere Fristen parallel, gilt die längste.
Für die Praxis heißt das: Unternehmen brauchen ein dokumentiertes Löschkonzept, das pro Dokumenttyp festhält, welche Frist greift und wann gelöscht werden muss. Genau hier stößt eine manuelle Verwaltung an ihre Grenzen – und genau hier setzt eine automatisierte Fristenverwaltung im DMS an.
Digitale Archivierung mit DocuWare & JobRouter – rechtssicher und praxisnah
- Revisionssichere Ablage nach gesetzlichen Vorgaben
DocuWare & JobRouter speichern Entgeltunterlagen unveränderbar, protokollieren jeden Zugriff und stellen sicher, dass Dokumente nicht nachträglich manipuliert werden können. Das entspricht den Anforderungen der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form). - Automatische Zuordnung und sichere Verschlagwortung
OCR und intelligente Dokumentenverarbeitung sorgen dafür, dass Lohnabrechnungen revisionssicher archiviert und automatisch in der richtigen digitalen Akte abgelegt werden – gemeinsam mit Beitragsnachweisen und Steuerbescheinigungen. - Rollenbasierte Zugriffskontrolle
Nur autorisierte HR-Mitarbeitende erhalten Zugriff auf Entgeltunterlagen. Jede Einsichtnahme wird dokumentiert – ein entscheidender Vorteil für DSGVO-Nachweise. - Aufbewahrungs- und Löschfristen automatisiert steuern
DocuWare & JobRouter ermöglichen es, gesetzliche Aufbewahrungsfristen pro Dokumenttyp individuell zu hinterlegen. Nach Ablauf der Frist kann das System eine Erinnerung auslösen oder Unterlagen automatisch zur Löschung markieren. So entsteht ein DSGVO-konformes Löschkonzept, das sowohl Prüfpflichten als auch Datenschutzvorgaben verlässlich erfüllt. - Prüfbarkeit auf Knopfdruck
Statt tagelang Ordner durchzugehen, können Unternehmen Prüfern heute digitale, strukturierte Akten bereitstellen – sicher, vollständig und durchsuchbar.
Damit erfüllen Unternehmen nicht nur gesetzliche Pflichten, sondern schaffen auch die Grundlage für eine digitale Archivierung von Entgeltunterlagen und eine vollständig strukturierte, audit‑sichere Archivierung im HR‑Bereich.
Fazit: Mehr Sicherheit, weniger Aufwand
Digitale Archivierung von Entgeltunterlagen ist keine Kür, sondern Pflicht – und ab 2027 gesetzlich vorgeschrieben. Moderne Systeme ermöglichen eine rechtskonforme Archivierung von Personalunterlagen, unterstützen ein audit‑sicheres Archivsystem im HR‑Bereich und bieten gleichzeitig Funktionen zur digitalen Archivierung von Entgeltunterlagen. Unternehmen, die frühzeitig handeln, erleichtern künftige Prüfungen und schaffen eine robuste und zukunftsfähige Archivierungsstruktur.
Mehr zur digitalen Personalakte und rechtssicheren Archivierung finden Sie hier: Zur Lösungsseite Personalmanagement
Wertschöpfer Ansatz: Prozesse zuerst, Technik folgt
Als Wertschöpfer begleiten wir Sie von der Analyse Ihrer bestehenden Ablagestrukturen bis zur Einführung einer digitalen, rechtssicheren Lösung. Wir beraten Sie individuell zu Aufbewahrungsfristen, Datenschutz und Prozessgestaltung – und sorgen dafür, dass Ihr System nicht nur technisch, sondern auch organisatorisch zum Unternehmen passt.
Die Frist läuft bis 2027 – und die Umstellung braucht Zeit. Sprechen Sie uns an, damit Ihre HR-Archivierung rechtzeitig steht.
