Warum Entgeltunterlagen rechtlich besonders relevant sind
Entgeltunterlagen beziehen sich auf Gehaltszahlungen, Abrechnungen, Beitragsnachweise und steuerrelevante Informationen. Sie sind sowohl für den Gesetzgeber als auch für Prüfinstanzen wie Finanzbehörden, Rentenversicherungsträger oder die Berufsgenossenschaften essenziell. Dadurch unterliegen sie klar definierten Aufbewahrungs- und Datenschutzpflichten.
Typische Beispiele für Entgeltunterlagen:
- Lohn- und Gehaltsabrechnungen
- Beitragsnachweise für Sozialversicherungen
- Meldungen zur Sozialversicherung
- Nachweise für Zuschläge, Sonderzahlungen und Bonusregelungen
- Steuerrelevante Bescheinigungen (z. B. Lohnsteuerbescheinigung)
- Abrechnungen von Reise- und Bewirtungskosten
- Arbeitszeitnachweise
Rechtliche Grundlagen in Deutschland
Für Entgeltunterlagen gelten in Deutschland unterschiedliche Aufbewahrungspflichten, die sich aus verschiedenen Gesetzen ergeben. Entscheidend ist dabei weniger die Branche als vielmehr der Zweck der Unterlagen und der rechtliche Kontext, in dem sie entstehen.
Handels- und Steuerrecht (HGB & AO)
Entgeltunterlagen mit buchhalterischem oder steuerlichem Bezug unterliegen den allgemeinen Aufbewahrungspflichten aus dem Handels- und Steuerrecht:
- Handelsgesetzbuch (HGB)
Entgeltabrechnungen, Buchungsbelege und relevante Geschäftsunterlagen sind 6 bzw. 10 Jahre aufzubewahren. - Abgabenordnung (AO)
Steuerlich relevante Unterlagen – etwa Lohnkonten oder Abrechnungsnachweise – unterliegen ebenfalls einer Aufbewahrungsfrist von bis zu 10 Jahren.
Diese Regelungen gelten branchenunabhängig für alle Unternehmen mit entsprechenden Aufzeichnungs- und Buchführungspflichten.
Mindestlohngesetz (MiLoG)
Das Mindestlohngesetz regelt keine generelle Aufbewahrungspflicht für Entgeltunterlagen, sondern verpflichtet Arbeitgeber zur Dokumentation von Arbeitszeiten, sofern der Mindestlohn einschlägig ist.
Wichtig ist dabei die korrekte Einordnung:
- Die Dokumentations- und Aufbewahrungspflicht nach dem MiLoG gilt nicht branchenabhängig,
- sondern für alle Arbeitgeber, die Arbeitnehmer beschäftigen, für die der gesetzliche Mindestlohn relevant ist.
- Die entsprechenden Arbeitszeitnachweise sind mindestens 2 Jahre aufzubewahren.
Für Beschäftigungsverhältnisse, die nicht unter das MiLoG fallen, existiert keine bundesweit einheitliche, eigenständige Aufbewahrungspflicht für Arbeitszeitnachweise außerhalb anderer gesetzlicher Regelungen (z. B. Steuer- oder Sozialversicherungsrecht).
Sozialversicherungsrecht
Ergänzend ergeben sich Aufbewahrungspflichten aus dem Sozialversicherungsrecht, insbesondere für:
- Entgeltabrechnungen
- Beitragsnachweise
- Meldungen zur Sozialversicherung
Diese Unterlagen müssen in der Regel mindestens 5 Jahre verfügbar gehalten werden, um Prüfungen durch Sozialversicherungsträger zu ermöglichen.
Warum diese Differenzierung wichtig ist
Gerade bei Entgeltunterlagen ist es entscheidend, nicht pauschal von „der einen Aufbewahrungsfrist“ zu sprechen. Unterschiedliche Rechtsgrundlagen greifen parallel – mit jeweils eigenen Fristen, Zwecken und Prüfkontexten.
Eine strukturierte, digitale Archivierung hilft dabei, diese Anforderungen sauber zu trennen und dennoch revisionssicher zusammenzuführen.
Wie lange müssen Entgeltunterlagen aufbewahrt werden?
Wichtig: Die Frist beginnt meist am Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument entstanden ist.
Typische Risiken bei papierbasierten oder fragmentierten HR-Archiven
Viele Unternehmen nutzen noch Schränke, File-Server und E-Mail-Ordner – oft gleichzeitig. Die typischen Probleme dabei sind vielfältig:
- Keine einheitliche Struktur und unklare Zuständigkeiten
- Hohe Fehleranfälligkeit beim Wiederfinden alter Entgeltunterlagen
- Ungesicherte Zugriffsmöglichkeiten (z. B. Papierakten in Schränken)
- Schlechte Vorbereitung für Lohnsteuer-, Sozialversicherungs- oder Betriebsprüfungen
- Keine automatisierten Löschprozesse gemäß DSGVO
Das kann zu Verzögerungen, Nachforderungen und rechtlichen Risiken führen.
Was bedeutet das für Geschäftsführung, HR und Datenschutz?
Für die Geschäftsführung geht es bei Entgeltunterlagen nicht nur um Formalien, sondern um handfeste Risiken: Bußgelder, Nachzahlungen, Imageschäden und aufwendige Prüfungen, wenn Unterlagen unvollständig oder nicht prüfungssicher vorliegen.
Für HR-Verantwortliche und Lohnbuchhaltung bedeutet eine unsaubere Ablage vor allem eines: Stress im Prüfungsfall. Unterlagen müssen ad hoc zusammengesucht, Lücken erklärt und Nachweise nachgereicht werden – oft unter hohem Zeitdruck.
Datenschutzbeauftragte wiederum stehen in der Pflicht, den Schutz personenbezogener Daten sicherzustellen. Fehlende Zugriffskonzepte, offene Aktenschränke oder nicht dokumentierte Löschprozesse machen es schwer, die Einhaltung von DSGVO und BDSG nachzuweisen.
Genau an diesen Punkten setzt eine strukturierte, digitale Archivierung von Entgeltunterlagen an.
Digitale Archivierung mit DocuWare & JobRouter – rechtssicher und praxisnah
- Revisionssichere Ablage nach gesetzlichen Vorgaben
DocuWare & JobRouter speichern Entgeltunterlagen unveränderbar, protokollieren jeden Zugriff und stellen sicher, dass Dokumente nicht nachträglich manipuliert werden können. Das entspricht den Anforderungen für steuerrechtlich relevante Daten. - Automatische Zuordnung und sichere Verschlagwortung
OCR und intelligente Indexierung sorgen dafür, dass Lohnabrechnungen, Beitragsnachweise oder Steuerbescheinigungen automatisch in der richtigen digitalen Akte landen. - Rollenbasierte Zugriffskontrolle
Nur autorisierte HR-Mitarbeitende erhalten Zugriff auf Entgeltunterlagen. Jede Einsichtnahme wird dokumentiert – ein entscheidender Vorteil für DSGVO-Nachweise. - Aufbewahrungs- und Löschfristen automatisiert steuern
DocuWare & JobRouter ermöglichen es, gesetzliche Aufbewahrungsfristen – etwa zehn Jahre für lohn- und steuerrelevante Unterlagen oder zwei Jahre für Arbeitszeitnachweise nach MiLoG – pro Dokumenttyp zu hinterlegen. Nach Ablauf der Frist kann das System eine Erinnerung auslösen oder Unterlagen automatisch zur Löschung markieren. So werden sowohl Prüfpflichten als auch DSGVO-Vorgaben verlässlich erfüllt. - Prüfbarkeit auf Knopfdruck
Statt tagelang Ordner durchzugehen, können Unternehmen Prüfern heute digitale, strukturierte Akten bereitstellen – sicher, vollständig und durchsuchbar.
Fazit: Mehr Sicherheit, weniger Aufwand
Entgeltunterlagen bringen lange Aufbewahrungsfristen, hohe Datenschutzanforderungen und strenge Prüfvorgaben mit sich. Eine digitale Archivierungslösung wie DocuWare oder JobRouter reduziert diesen Aufwand deutlich: Fristen werden automatisch eingehalten, Zugriffe sind nachvollziehbar und Prüfungen schnell bedienbar.
Mehr zur digitalen Personalakte und rechtssicheren Archivierung erfahren Sie hier: Lösung für digitales Personalmanagement
Individuelle Beratung für Ihr Digitalisierungsprojekt
Als spezialisierte Digitalisierungsberater aus Mannheim begleiten wir mittelständische Unternehmen und KMU bei der Einführung von DocuWare & JobRouter – von der Prozessanalyse bis zur technischen Umsetzung. Unser Anspruch: Lösungen, die nahtlos zu Ihrer bestehenden IT-Landschaft passen und echten Mehrwert schaffen. Ob DSGVO-konforme Archivierung, Integration in Ihr HR-System oder die Optimierung komplexer HR-Prozesse – wir unterstützen Sie ganzheitlich und praxisnah.
Lassen Sie uns in einem unverbindlichen Gespräch herausfinden, wie wir Ihre Personalprozesse mit DocuWare & JobRouter effizienter, sicherer und zukunftsfähig gestalten können:
.webp)
