Digitale Rechnungsverarbeitung
mit DocuWare
Automatisieren Sie Ihre Rechnungsprozesse mit DocuWare – von KI-gestützter Erfassung und 3-Wege-Abgleich über die GoBD-konforme, revisionssichere Archivierung bis zur Integration in DATEV, SAP, Microsoft 365 & Co.
Rechnungen digital archivieren
Mit unserer Dokumentenmanagement-Lösung archivieren Sie Eingangsrechnungen zentral, revisionssicher und gesetzeskonform – inklusive vollständiger Protokollierung und Nachvollziehbarkeit.
Dank sicherem Zugriff im Büro, Homeoffice oder unterwegs behalten Sie Transparenz und Kontrolle über den gesamten Dokumentenprozess.
Effiziente Rechnungsprozesse ohne Umwege
Sparen Sie Zeit und Kosten, indem Sie manuelle Eingaben, Dubletten und E-Mail-Pingpong beseitigen.
Flexible Freigabe-Workflows leiten Rechnungen automatisch an die Zuständigen, dokumentieren Entscheidungen und übergeben Buchungssätze direkt an FiBu- und ERP-Systeme.
Intelligente Rechnungsverarbeitung mit KI
Elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) werden automatisch verarbeitet und geprüft. Künstliche Intelligenz und OCR lesen unstrukturierte Belege wie Lieferscheine oder Bestellungen zuverlässig aus.
Der 3-Wege-Abgleich prüft Beträge und Positionen – für durchgängige, fehlerarme Abläufe ohne Medienbrüche.
Nahtlose Integration in Ihre Kreditorenbuchhaltung
Über standardisierte Schnittstellen zu Systemen wie DATEV, ADDISON oder weiterer ERP-/FiBu-Software werden Stammdaten synchronisiert und Buchungssätze automatisch übertragen.
Belege in DocuWare sind direkt aus der Buchhaltungssoftware abrufbar. ERP und DMS kommunizieren bidirektional – nahtlos, sicher und medienbruchfrei.
DocuWare – integrierbar in 500+ Anwendungen für nahtlose Rechnungsprozesse
Vorteile der digitalen Rechnungsverarbeitung
Rechnungsfreigabe in Sekunden
Immer den Überblick behalten
Rechtskonforme Archivierung
Zeit sparen durch KI-Erkennung
Nahtlose Integration in Ihre Systeme
Jederzeit und überall verfügbar
Beratungsgespräch vereinbaren
Füllen Sie kurz das Formular aus – wir melden uns zeitnah mit Terminvorschlägen für Ihr persönliches Beratungsgespräch.
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Oft gestellte Fragen
Was ist DocuWare?
DocuWare ist ein führendes Dokumentenmanagement-System (DMS), das Dokumente digital archiviert, verwaltet und Workflows automatisiert – sicher, effizient und GoBD-konform.
Wie funktioniert Dokumentenmanagement?
Mit Dokumentenmanagement erfassen Sie sämtliche geschäftsrelevanten Dokumente, einschließlich Rechnungen, digital, speichern sie zentral und organisieren sie automatisch.
Digitale Workflows steuern Freigaben und Prozesse, während Formulare Datenerfassung und Anträge nahtlos digitalisieren.
Wie läuft die digitale Rechnungsverarbeitung ab?
Ein digitaler Rechnungsprozess beginnt mit dem Rechnungseingang im Dokumentenmanagement-System – ob per E-Mail, Scan oder E-Rechnung. Der Beleg wird sofort revisionssicher archiviert und von der KI automatisch ausgelesen. Anschließend erfolgt der Abgleich mit Bestellung und Lieferschein, bevor die Rechnung durch den digitalen Freigabeprozess läuft. Zum Schluss werden die Buchungssätze direkt an Ihre Finanzbuchhaltung oder Ihr ERP-System übergeben.
Wie funktioniert die digitale Rechnungsfreigabe im DMS?
Die digitale Rechnungsfreigabe erfolgt direkt im Dokumentenmanagement-System (DMS) über einen automatisierten Workflow.
Eingangsrechnungen werden nach der Erfassung automatisch an die zuständigen Personen oder Abteilungen weitergeleitet. Freigaben, Rückfragen oder Korrekturen können digital vorgenommen werden – inklusive Transparenz über Bearbeitungsstand und Verantwortlichkeiten.
Wie funktioniert die KI-gestützte Rechnungserkennung?
Unsere Lösung kombiniert automatisierte E-Rechnungsverarbeitung mit KI-gestützter Belegerkennung.
Während E-Rechnungen strukturiert vorliegen und automatisch verarbeitet werden, unterstützt künstliche Intelligenz bei der Erkennung und Prüfung unstrukturierter Dokumente wie Lieferscheine oder Bestellungen.
Können verschiedene Rechnungsformate wie E-Rechnungen verarbeitet werden?
Absolut. Unsere Lösung verarbeitet alle gängigen Formate: PDF, E-Mails, ZUGFeRD, XRechnung, Papierrechnungen (via Scanner) und viele weitere.
Sie sind damit optimal auf die E-Rechnungspflicht vorbereitet und erfüllen alle gesetzlichen Anforderungen.
Wird die Lösung in der Cloud oder On-Premise installiert?
Unsere Lösung bietet Ihnen volle Flexibilität: Sie kann in der Cloud oder On-Premise betrieben werden – ganz nach Ihren Anforderungen und Sicherheitsrichtlinien.
Während die Cloud-Variante eine schnelle Bereitstellung und ortsunabhängigen Zugriff ermöglicht, behalten Sie bei der lokalen Server-Installation (On-Premise) die vollständige Kontrolle über Ihre IT-Infrastruktur und Daten.
Ist die Lösung DSGVO-konform und rechtssicher?
Ja, unsere Lösung erfüllt alle DSGVO-Anforderungen, GoBD-Richtlinien und ist zertifiziert nach IDW-PS 880. Die Daten werden in europäischen Rechenzentren gespeichert, die Archivierung erfolgt rechtssicher mit unveränderlichen Speicherformaten. Regelmäßige Audits und Zertifizierungen gewährleisten die Compliance mit allen relevanten Gesetzen.
Wie weit lässt sich der Prozess auf meine individuellen Bedürfnisse anpassen?
Unsere Lösung lässt sich flexibel an die individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens für die Rechnungsverarbeitung anpassen und skalieren. Dialoge, Felder und Workflows können individuell konfiguriert und nahtlos in bestehende Systeme integriert werden – für optimale Abläufe in Ihrem Unternehmen.