On-Premises- & Cloud-Lösung für Vertragsmanagement

Digitales Vertragsmanagement für den Mittelstand

Verträge zentral verwalten, Fristen im Blick behalten und Risiken reduzieren – mit einer digitalen Vertragsverwaltung als klar strukturiertem Prozess. Für mehr Transparenz in Verwaltung, Buchhaltung und Geschäftsführung – DSGVO- und rechtskonform.

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Grafische Darstellung von drei Dokumenten, von denen eines mit einer roten Benachrichtigung 'Frist' markiert ist, verbunden durch gestrichelte Linien mit einem blauen Ordner unten.

Überblick schaffen, Risiken reduzieren

Strukturierte Vertragsdaten statt manueller Pflege

Digitale Vertragsverwaltung sorgt für klare Strukturen rund um Verträge. Dokumente, Versionen und Fristen sind zentral organisiert. Erinnerungslisten und automatische Benachrichtigungen unterstützen die Steuerung von Terminen und Zuständigkeiten, während relevante Vertragsdaten wie Laufzeiten oder Kündigungsfristen per KI automatisch ausgelesen und strukturiert in der Vertragsakte hinterlegt werden.

Grafik mit einem Ordnersymbol in der Mitte, das ein Dokument enthält, verbunden durch farbige Punkte mit drei stilisierten Personen-Icons, jeweils darunter mit dem Text ‚MITARBEITENDE‘.

Ein Ort für alle Verträge

Zentrale Vertragsakte statt Insellösungen

Im Mittelpunkt steht die digitale Vertragsakte als zentrale Informationsquelle für alle Vertragsprozesse im Unternehmen. Alle relevanten Verträge, Versionen, Anhänge und Zusatzvereinbarungen sind an einem Ort gebündelt – nachvollziehbar, sicher und rollenbasiert zugänglich.

Grafik mit einem Formular, das ein grünes Häkchen in einer Checkbox zeigt, einem Sanduhr-Symbol mit Pfeilen links und einem blauen Vorhängeschloss-Symbol rechts.

Mehrwert für alle Beteiligten

Entlastung für Fachbereiche, Sicherheit für Entscheider

Eine strukturierte Vertragsverwaltung wirkt dort, wo sie gebraucht wird:

Die Verwaltung gewinnt Übersicht und spart Zeit im Tagesgeschäft.

Die Buchhaltung erhält saubere Grundlagen für Prüfungen und Rechnungsabgleiche.

Die Geschäftsführung bekommt Transparenz über Verpflichtungen, Kosten und Risiken.

So wird aus Vertragsmanagement ein unterstützender Prozess – statt einer dauerhaften potenziellen Stolperfalle im Tagesgeschäft.

Fünf farbige Symbole in quadratischen Rahmen: ein Vorhängeschloss, eine Waage, eine Wolke mit Pfeilen, eine Glocke und ein Stift, der eine Unterschrift schreibt.

Schrittweise einführen, flexibel erweitern

Modular und mittelstandsgerecht

Digitales Vertragsmanagement kann schlank starten – meist mit der zentralen Vertragsakte und Fristenlogik – und wächst schrittweise mit den Anforderungen des Unternehmens. Bei Bedarf lässt sich die Lösung um weitere Prozessbausteine wie digitale Signaturen ergänzen, sodass Verträge vollständig digital geprüft, freigegeben und rechtskonform unterzeichnet werden können.

DocuWare & JobRouter – integrierbar in 500+ Anwendungen für nahtlose Vertragsprozesse

Ihre Vorteile auf einen Blick

Vorteile der digitalen Vertragsverwaltung

Zentrale Vertragsübersicht

Alle Verträge sind an einem Ort gebündelt – wahlweise in der Cloud oder On-Premises. Durch deduplizierte Speicherung wird jede Datei nur einmal abgelegt, während frühere Versionen automatisch erhalten bleiben.

Fristen sicher im Blick

Kündigungs- und Verlängerungstermine werden automatisch überwacht und erinnern Sie rechtzeitig vor Ablauf. So verpassen Sie keine wichtigen Fristen mehr und behalten die volle Kontrolle über Ihre Vertragslaufzeiten.

Effiziente Zusammenarbeit

Weniger Suchen, weniger Rückfragen, weniger Abstimmungen per E-Mail oder Telefon. Mit integrierten Workflows und digitaler Signatur (QES oder AES) entfallen manuelle Unterschriftenläufe.

Saubere Grundlage für Buchhaltung

Verträge sind nachvollziehbar dokumentiert und lassen sich klar mit Rechnungen verknüpfen. Das erleichtert die Zuordnung von Kosten und schafft eine verlässliche Basis für Ihre Finanzbuchhaltung.

Transparenz für Entscheider

Verpflichtungen, Kosten und Risiken sind jederzeit übersichtlich einsehbar. Dashboards und Berichte liefern auf Knopfdruck die relevanten Kennzahlen für fundierte Geschäftsentscheidungen.

Rechtssicher & nachvollziehbar

Revisionssichere Ablage mit klaren Zugriffsrechten und vollständiger Änderungshistorie. Jede Vertragsversion ist dokumentiert, sodass Sie bei Audits oder rechtlichen Fragen jederzeit auskunftsfähig sind.

Ihre Optionen im Überblick

DocuWare stellt eine zentrale, revisionssichere Dokumentenablage bereit. Dokumente, Versionen und Metadaten sind übersichtlich organisiert und schnell auffindbar, ergänzt durch unterstützende Workflows für Freigaben und Erinnerungen.

JobRouter steuert Prozesse flexibel und regelbasiert. Abläufe wie Freigaben, Prüfungen oder Änderungen lassen sich individuell abbilden, während Dokumente nahtlos in die Prozesse integriert sind.

Die Kombination aus DocuWare und JobRouter verbindet zentrale Dokumentenverwaltung mit durchgängiger Prozesssteuerung. Dokumente und Abläufe greifen ineinander und werden strukturiert, nachvollziehbar und ohne Medienbrüche über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg gesteuert.

Ihre individuelle Lösung für Vertragsmanagement

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Als zertifizierter DocuWare- und JobRouter-Partner begleiten wir Sie von der ersten Analyse bis zur erfolgreichen Umsetzung.

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FAQ

Oft gestellte Fragen

Was ist digitale Vertragsverwaltung?

Digitale Vertragsverwaltung beschreibt die strukturierte, zentrale Verwaltung aller Verträge eines Unternehmens – inklusive Ablage, Fristenüberwachung, Versionierung und nachvollziehbarer Prozesse über den gesamten Vertragslebenszyklus.

Welche Rolle spielen DocuWare und JobRouter?

Die digitale Vertragsverwaltung kann auf unterschiedlichen technischen Grundlagen umgesetzt werden – abhängig von den Anforderungen des Unternehmens:

DocuWare als Dokumentenmanagement-System bildet die zentrale, revisionssichere Vertragsakte und die strukturierte Archivierung aller Vertragsdokumente ab.

JobRouter als Workflow-Management-System steuert die Prozesse rund um Verträge, z. B. Freigaben, Fristen, Erinnerungen oder Vertragsänderungen.

In der Kombination aus DocuWare und JobRouter entsteht eine durchgängige Lösung, in der Dokumente und Prozesse nahtlos ineinandergreifen.

So kann die Vertragsverwaltung entweder dokumentenzentriert, prozessorientiert oder als integriertes Hybridmodell umgesetzt werden.

Für welche Unternehmen eignet sich digitale Vertragsverwaltung?

Für alle Unternehmen, die Verträge effizient und zentral verwalten möchten – unabhängig davon, ob es sich um Einzelverträge oder regelmäßig wiederkehrende Vereinbarungen handelt. Besonders sinnvoll ist die digitale Vertragsverwaltung im Mittelstand, wo Transparenz, Effizienz und Risikominimierung entscheidend sind.

Wie werden Vertragsdaten erfasst?

Vertragsdaten wie Vertragspartner, Laufzeiten oder Kündigungsfristen können automatisiert mittels künstlicher Intelligenz aus den Dokumenten ausgelesen und strukturiert in der Vertragsakte hinterlegt werden. Dadurch reduziert sich der manuelle Erfassungsaufwand und relevante Informationen stehen direkt für Fristen, Erinnerungen und Auswertungen zur Verfügung.

Können bestehende Verträge übernommen werden?

Ja. Bestehende Papier- oder digitale Verträge können übernommen und strukturiert abgelegt werden. Gemeinsam definieren wir, welche Verträge vollständig digitalisiert werden und wo ein schrittweiser Ansatz sinnvoll ist.

Wie werden Fristen und Kündigungstermine überwacht?

Fristen und Laufzeiten werden systemgestützt verwaltet. Zuständige Personen werden automatisch erinnert – ohne manuelle Pflege von Excel-Listen oder Kalendern.

Kann ich Verträge digital unterschreiben?

Ja. Verträge lassen sich direkt aus der Vertragsverwaltung digital unterschreiben. Dabei sind sowohl fortgeschrittene elektronische Signaturen (AES) als auch qualifizierte elektronische Signaturen (QES) möglich.
Unterzeichnete Verträge werden automatisch versioniert und revisionssicher in der Vertragsakte abgelegt.

Wird die Lösung in der Cloud oder On-Premise installiert?

Unsere Lösung bietet Ihnen volle Flexibilität: Sie kann in der Cloud oder On-Premise betrieben werden – ganz nach Ihren Anforderungen und Sicherheitsrichtlinien.
Während die Cloud-Variante eine schnelle Bereitstellung und ortsunabhängigen Zugriff ermöglicht, behalten Sie bei der lokalen Server-Installation (On-Premise) die vollständige Kontrolle über Ihre IT-Infrastruktur und Daten.

Ist die Lösung DSGVO-konform und rechtssicher?

Ja, unsere Lösung erfüllt alle DSGVO-Anforderungen. Verträge werden revisionssicher archiviert, Zugriffe rollenbasiert gesteuert und alle Änderungen nachvollziehbar protokolliert.

Kann die Vertragsverwaltung an bestehende Systeme angebunden werden?

Ja, über Schnittstellen und APIs lassen sich Vertragsverwaltung, ERP-, Buchhaltungs- oder Einkaufssysteme sauber integrieren – ohne Medienbrüche.

Wie weit lässt sich der Prozess auf meine individuellen Bedürfnisse anpassen?

Unsere Lösung lässt sich flexibel an die individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens für die Vertragsverwaltung anpassen und skalieren. Jegliche Dialoge, Felder und Prozesse können individuell konfiguriert werden.

Kontakt

Schluss mit dem digitalen Dschungel!