Warum digitale Archivierung heute unverzichtbar ist
Papierakten, verstreute Dateiablagen und E-Mail-Ordner sind echte Produktivitätsbremsen. In Zeiten von Homeoffice, Cloud-Technologien und E-Rechnungen braucht es einen zentralen Ort, an dem Informationen sicher und nachvollziehbar abgelegt werden.
Ein modernes DMS bietet genau das:
- Revisionssichere Archivierung aller Dokumente gemäß GoBD und DSGVO
- Automatisierte Dokumentenerkennung mittels künstlicher Intelligenz zur schnellen Zuordnung und Verschlagwortung
- Workflow-Automatisierung zum Steuern von Dokumentenprozessen
- Sicherer, zentraler Zugriff auf Daten – jederzeit und ortsunabhängig
- Cloud-Hosting in der EU für höchste Sicherheit und Datenschutz
- Skalierbarkeit für wachsende Dokumentenmengen und hybride Arbeitsmodelle
- Schnittstellen zu ERP- und FiBu-Systemen für durchgängige digitale Prozesse
So funktioniert moderne Dokumentenarchivierung
- Digitaler Posteingang
Eingehende Dokumente – ob Papier, E-Mail oder digitaler Upload – werden zentral im Dokumentenmanagement-System erfasst und automatisch verarbeitet. - Automatisierte Dokumentenerkennung (OCR & KI)
Über OCR- und KI-Technologien erkennt das System Inhalte, Metadaten und Pflichtangaben. So werden Dokumente automatisch indexiert und richtig abgelegt. - Revisionssichere Archivierung
Jedes Dokument wird unveränderbar gespeichert, mit Zeitstempel und Protokollierung. Das garantiert vollständige Nachvollziehbarkeit und Compliance bei Audits und Prüfungen. - Zentraler Zugriff & Rechteverwaltung
Mitarbeitende greifen über sichere Benutzerrechte auf alle relevanten Unterlagen zu – egal ob im Büro, im Homeoffice oder mobil. - Schnelle Dokumentensuche per Volltext
Mit Volltextsuche und intelligenten Filtern finden Sie jedes Dokument in Sekunden – selbst große Archive bleiben übersichtlich und leicht zugänglich.
Cloud oder On-Premises – Sie haben die Wahl
Ob Sie Ihre Daten in der Cloud speichern oder lokal hosten, bleibt Ihnen überlassen. DocuWare bietet beide Varianten – stets mit höchster Datensicherheit, Verschlüsselung und EU-Hosting-Optionen. So behalten Sie die volle Kontrolle über Ihre Dokumente und erfüllen gleichzeitig alle rechtlichen Anforderungen.
Von der Archivierung zum intelligenten Informationsmanagement
Digitale Archivierung ist nur der erste Schritt. Durch die Kombination aus automatisierten Workflows, digitalem Rechnungseingang, KI-gestützter Dokumentenerkennung (wie dem DocuWare Intelligent Indexing oder Intelligent Document Processing) sowie Schnittstellen zu ERP- und FiBu-Systemen entsteht ein ganzheitliches System für digitales Informationsmanagement. Damit werden Prozesse nicht nur schneller, sondern auch transparenter und revisionssicher – eine Grundlage für nachhaltige Digitalisierung.
Fazit: Ordnung, Sicherheit und Effizienz in einem System
Mit einem modernen Dokumentenmanagement-System wie DocuWare wird aus Archivierung ein echter Wettbewerbsvorteil. Automatisierte Prozesse, revisionssichere Ablage und zentraler Zugriff machen Ihr Unternehmen nicht nur effizienter, sondern auch audit- und zukunftssicher. So wird digitale Dokumentenverwaltung zum Herzstück Ihrer digitalen Transformation.
Der nächste Schritt: Persönliche Beratung
Als erfahrene Digitalisierungsberater aus Mannheim sind wir Ihr Partner für die Einführung von DocuWare im Mittelstand und KMU. Unser Fokus liegt auf der ganzheitlichen Digitalisierung. Ob es um die Einhaltung der GoBD, die Anbindung an Ihr ERP-System oder die Optimierung komplexer Workflows geht – wir beraten und implementieren reibungslos in Ihre bestehende IT-Landschaft.
Sprechen Sie uns an und erfahren Sie in einem unverbindlichen Gespräch, wie wir Ihre Dokumentenprozesse mit DocuWare nachhaltig transformieren.
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