Warum digitale Rechnungsverarbeitung jetzt entscheidend ist
Die E-Rechnungspflicht ab 2025 sorgt dafür, dass sich Unternehmen mit strukturierten Formaten wie XRechnung oder ZUGFeRD auseinandersetzen müssen. Doch der eigentliche Mehrwert entsteht nicht durch das reine Erfüllen gesetzlicher Vorgaben, sondern durch die konsequente Automatisierung der gesamten Rechnungsprozesse.
Mit einer modernen Software-Lösung wie DocuWare als Dokumentenmanagement-System oder JobRouter als Plattform für digitale Prozesse lassen sich Rechnungen digital empfangen, prüfen, freigeben und rechtskonform archivieren – ganz ohne Papier, Medienbrüche oder doppelte Dateneingaben.
Gerade mittelständische Unternehmen und KMU profitieren davon, weil sich DMS und Prozessplattform in bestehende IT-Strukturen integrieren lassen. Wer möchte, kann sich begleitend tiefer in die rechtlichen Anforderungen einlesen – zum Beispiel in unserem Beitrag „E-Rechnungspflicht 2025 – was Unternehmen jetzt wissen und tun müssen“.
Die Vorteile im Überblick
- Bis zu 70 % Zeitersparnis durch intelligente Rechnungserkennung und automatisierte Workflows
- Reduzierte Fehlerquote dank automatischer Pflichtangaben- und Dublettenprüfung
- Schnellere Freigaben und optimierte Liquiditätssteuerung
- Nahtlose Integration in ERP- und FiBu-Systeme über erprobte Schnittstellen
- Revisionssicherheit & GoBD-Compliance für alle Belege
- Skalierbare Cloud-Lösung für wachsende Rechnungsvolumina
So funktioniert automatisierte Rechnungsverarbeitung
- Digitaler Rechnungseingang
Alle eingehenden Rechnungen – ob per Post, E-Mail oder E-Rechnung – werden zentral im System erfasst. Scans, E-Mail-Anhänge und elektronische Rechnungen landen in einem gemeinsamen digitalen Eingang, der die Basis für alle weiteren Schritte bildet. - Intelligente Rechnungserfassung
Alle relevanten Pflichtangaben werden aus der elektronischen Rechnung automatisch ausgelesen. Lieferscheine und Bestellungen werden durch die KI-gestützte Dokumentenerkennung vollständig erfasst.
Für komplexe Szenarien – etwa gemischte Belegstapel oder sehr unterschiedliche Layouts – kommt intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP) zum Einsatz. Wie das im Detail funktioniert, beschreiben wir im Beitrag „KI für Dokumente: Klassifizieren, Trennen, Extrahieren im DMS“. - Automatisierter Bestellabgleich & Datenaustausch
Das System gleicht Rechnungspositionen automatisch mit Bestelldaten und Lieferscheinen ab. Abweichungen (Mengen, Preise, Skonti) werden markiert und gezielt zur Klärung weitergeleitet. Über Schnittstellen zu ERP- und FiBu-Systemen werden Belegdaten automatisch übernommen – für einen durchgängigen Datenfluss ohne Medienbrüche. - Digitale Freigabeprozesse
Auf Basis klar definierter Regeln (z B. Kostenstellen, Sachkonten, Betragshöhe oder Budgetverantwortung) steuert das System den Freigabeprozess:- Rechnungen werden automatisch den zuständigen Personen oder Abteilungen zugewiesen.
- Rückfragen, Kommentare und Nachweise laufen digital an einer Stelle zusammen.
- Führungskräfte können auch mobil freigeben – mit vollständiger Nachvollziehbarkeit.
- Übergabe an die Buchhaltungssoftware
Die Buchungssätze werden automatisch kontiert und per Schnittstelle an DATEV, SAP, Microsoft Dynamics, ADDISON oder andere Finanzbuchhaltungssysteme übergeben – für einen nahtlosen Übergang in die Buchhaltung. - Revisionssichere Archivierung & GoBD-Konformität
Jede Rechnung wird im System rechtssicher und revisionssicher gespeichert. Alle Bearbeitungsschritte werden dokumentiert – für maximale Transparenz und Nachvollziehbarkeit bei Audits und Steuerprüfungen.
-
So führen Sie die automatisierte Rechnungsverarbeitung erfolgreich ein
Die Einführung ist kein reines IT-Projekt, sondern eine organisatorische Veränderung. Entscheidend für den Erfolg sind ein klarer Plan, die Einbindung der Mitarbeitenden und eine schrittweise Umsetzung.
- Ist-Analyse durchführen: Bestehende Rechnungsquellen, Freigabewege und Medienbrüche erfassen und bewerten.
- Eingangskanäle konsolidieren: Alle Rechnungen zentral digital erfassen – unabhängig davon, ob sie per Post, E-Mail oder als E-Rechnung eingehen (digitaler One-Channel).
- DMS und ERP/FiBu-Systeme integrieren: Schnittstellen einrichten, um Datenübernahme und Buchungsläufe zu automatisieren.
- KI-gestützte Dokumentenerkennung einrichten: Rechnungsdaten, Pflichtfelder und Beträge automatisch auslesen und für den weiteren Prozess bereitstellen.
- Workflows digital abbilden: Freigabe- und Genehmigungsprozesse mit klaren Regeln und Verantwortlichkeiten gestalten.
- Automatische Prüfungen aktivieren: Dubletten- und Bestellabgleich regelbasiert durchführen, um Fehler zu vermeiden und Transparenz zu schaffen.
- Mitarbeitende einbinden: Schulungen und transparente Kommunikation fördern Akzeptanz und Effizienz im Arbeitsalltag.
Die nächsten Schritte auf Ihrem Weg
Der Weg zur automatisierten Rechnungsverarbeitung beginnt mit einer klaren Analyse und einem durchdachten Konzept. Erfahrene Digitalisierungsberater unterstützen Sie dabei, bestehende Abläufe zu bewerten, Optimierungspotenziale zu erkennen und eine Lösung zu entwickeln, die genau zu Ihren Anforderungen passt. So wird aus einem komplexen Digitalisierungsvorhaben ein planbares Projekt mit messbarem Nutzen.
Vom Pflichtprojekt zur echten Effizienzsteigerung
Viele Unternehmen sehen die E-Rechnungspflicht als reine Compliance-Aufgabe. Mit der richtigen Kombination wird daraus schnell ein spürbarer Produktivitätsgewinn.
Wenn Sie den nächsten Schritt gehen möchten, lohnt sich ein kurzer Reality-Check: Wie viele Rechnungen laufen monatlich durch? Wo entstehen Wartezeiten? Wo fehlen Informationen? Aus diesen Antworten entsteht ein umsetzbarer Plan – und aus dem Plan ein Prozess, der im Alltag wirklich trägt.
Fazit: Aus Pflicht wird Potenzial
Die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung ist weit mehr als eine Reaktion auf gesetzliche Anforderungen. Sie ist der nächste logische Schritt in Richtung digitaler Effizienz und Rechtssicherheit.
Mit DocuWare als Dokumentenmanagement-System und JobRouter als Prozessplattform schaffen Sie eine Lösung, die den kompletten Rechnungsprozess abdeckt: vom digitalen Eingang über die Freigabe bis zur revisionssicheren Archivierung.
Sprechen Sie uns an und lassen Sie uns gemeinsam herausfinden, wie wir Ihre Rechnungsprozesse schnell, sicher und messbar effizienter machen.
.webp)
