Intelligenter digitaler Posteingang für den Mittelstand
Post, E-Mails und Dokumente zentral verwalten, automatisch klassifizieren und regelbasiert weiterleiten mit einem digitalen Posteingang als strukturiertem Prozess.
Für mehr Effizienz in Verwaltung, Buchhaltung und Geschäftsführung – DSGVO- und rechtskonform.
Zentrale Dokumentenerfassung statt manueller Verteilung
Der digitale Posteingang sorgt für klare Strukturen rund um eingehende Dokumente. Briefpost, E-Mails, Scans und Dokumente landen zentral an einem Ort. Die angelernte künstliche Intelligenz klassifiziert Dokumente wie Rechnungen, Bestellungen, Verträge und andere Geschäftsdokumente vollautomatisch.
Mehrseitige Dokumente werden automatisiert zusammengeführt und relevante Informationen wie Absender, Beträge oder Referenznummern sofort verfügbar gemacht – so entfällt manuelle Nacharbeit nahezu vollständig.
Intelligente Weiterleitung statt E-Mail-Chaos
Im Mittelpunkt steht die regelbasierte Verteilung als automatisierte Schaltzentrale für alle Dokumentenprozesse im Unternehmen. Eingehende Dokumente werden basierend auf Absender, Empfänger, Typ, Kostenstelle oder Betragshöhe automatisch an die zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet.
Mehrstufige Prozesse, Vertretungsregelungen und Eskalationen sorgen dafür, dass nichts liegen bleibt – nachvollziehbar, sicher und transparent.
Entlastung für Fachbereiche, Transparenz für Entscheider
In vielen Unternehmen sieht der Alltag noch so aus: Dokumente werden per Hauspost weitergereicht, Scans als E-Mail-Anhang verschickt und Rückfragen laufen über den Flur. Wer gerade im Homeoffice oder Urlaub ist, wartet – oder wird übergangen.
Ein digitaler Posteingang macht damit Schluss. Dokumente werden zentral erfasst und automatisch an die richtigen Fachbereiche verteilt:
- Die Verwaltung spart Zeit bei der täglichen Postverteilung – keine Hauspost, keine Scans per Mail, keine manuelle Zuordnung.
- Die Buchhaltung erhält automatisch klassifizierte Belege mit ausgelesenen Daten – direkt im System statt als Anhang im Postfach.
- Die Geschäftsführung bekommt Transparenz über Durchlaufzeiten, Status und Engpässe – ohne Nachfragen.
So wird aus der Postbearbeitung ein unterstützender Prozess statt einer dauerhaften Zeitfalle im Tagesgeschäft.
Modular und mittelstandsgerecht
Digitaler Posteingang kann schlank starten – meist mit der zentralen Erfassung der Briefpost und Grundklassifizierung – und wächst schrittweise mit den Anforderungen des Unternehmens. Bei Bedarf lässt sich die Lösung um weitere Prozessbausteine wie Freigabeprozesse oder ERP-Integration ergänzen, sodass Dokumente vollständig digital erfasst, verteilt und revisionssicher archiviert werden können.
DocuWare & JobRouter – integrierbar in 500+ Anwendungen für nahtlose Dokumentenprozesse
Vorteile des digitalen Posteingangs
Zentrale Dokumentenerfassung
Automatische Weiterleitung
Effiziente Zusammenarbeit
Nahtlose Systemintegration
Transparenz für Entscheider
Rechtssicher & nachvollziehbar
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Beratungsgespräch vereinbaren
Als zertifizierter DocuWare- und JobRouter-Partner begleiten wir Sie von der ersten Analyse bis zur erfolgreichen Umsetzung.
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Oft gestellte Fragen
Wie funktioniert die automatische Dokumentenklassifizierung?
Der digitale Posteingang nutzt künstliche Intelligenz, um eingehende Briefpost automatisch zu klassifizieren. Anhand von Layout, Inhalt und Absenderinformationen werden Dokumenttypen wie Rechnungen, Bestellungen oder Verträge zuverlässig zugeordnet. Durch Machine Learning verbessert sich die Klassifizierung kontinuierlich und lässt sich gezielt auf unternehmensspezifische Anforderungen trainieren.
Welche Dokumente können verarbeitet werden?
Unsere Digitalisierungslösung verarbeitet alle gängigen Dokumentformate wie gescannte Briefe, E-Mails mit Anhängen, PDFs, Microsoft Office-Dokumente und Bilddateien. Auch E-Rechnungen in Formaten wie XRechnung oder ZUGFeRD werden problemlos ausgelesen und verarbeitet. Stapelscans erkennt das System automatisch und trennt sie in einzelne Dokumente auf.
Welche Rolle spielen DocuWare und JobRouter?
Der digitale Posteingang kann auf unterschiedlichen technischen Grundlagen umgesetzt werden – abhängig von den Anforderungen des Unternehmens:
- DocuWare als Dokumentenmanagement-System bildet die zentrale, revisionssichere Ablage und die strukturierte Archivierung aller eingehenden Dokumente ab.
- JobRouter als Prozessmanagement-System steuert die Prozesse rund um den Posteingang, z. B. Klassifizierung, Weiterleitung, Freigaben oder Eskalationen.
- In der Kombination aus DocuWare und JobRouter entsteht eine durchgängige Lösung, in der Dokumente und Prozesse nahtlos ineinandergreifen.
So kann der digitale Posteingang entweder dokumentenzentriert, prozessorientiert oder als integriertes Hybridmodell umgesetzt werden.
Wie sicher sind meine Dokumente?
Alle Dokumente werden verschlüsselt übertragen und gespeichert. Granulare Zugriffsrechte, vollständige Audit-Trails und DSGVO-konforme Archivierung gewährleisten höchste Sicherheitsstandards. Wahlweise On-Premises oder in zertifizierten europäischen Rechenzentren.
Kann ich den Posteingang mobil nutzen?
Ja, über Browser oder mobile Apps haben Sie jederzeit Zugriff auf Ihre Dokumente. Freigaben, Kommentare und Weiterleitungen sind auch unterwegs möglich.
Wie lange dauert die Einführung?
Eine Grundkonfiguration ist meist innerhalb weniger Wochen produktiv nutzbar. Komplexere Prozesse und Integrationen benötigen je nach Anforderung zusätzlichen Aufwand. Wir begleiten Sie schrittweise und sorgen für eine reibungslose Einführung.
Wird die Lösung in der Cloud oder On-Premise installiert?
Unsere Lösung bietet Ihnen volle Flexibilität: Sie kann in der Cloud oder On-Premise betrieben werden – ganz nach Ihren Anforderungen und Sicherheitsrichtlinien.
Während die Cloud-Variante eine schnelle Bereitstellung und ortsunabhängigen Zugriff ermöglicht, behalten Sie bei der lokalen Server-Installation (On-Premise) die vollständige Kontrolle über Ihre IT-Infrastruktur und Daten.
Ist die Lösung DSGVO-konform und rechtssicher?
Ja, unsere Lösung erfüllt alle DSGVO-Anforderungen. Verträge werden revisionssicher archiviert, Zugriffe rollenbasiert gesteuert und alle Änderungen nachvollziehbar protokolliert.
Welche Systeme können angebunden werden?
Standard-Schnittstellen existieren für alle gängigen ERP-, CRM- und Buchhaltungssysteme wie SAP, Microsoft Dynamics, DATEV, abas und viele weitere. Auch proprietäre Systeme lassen sich über APIs anbinden.
Wie weit lässt sich der Prozess auf meine individuellen Bedürfnisse anpassen?
Unsere Lösung lässt sich flexibel an die individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens für die Vertragsverwaltung anpassen und skalieren. Jegliche Dialoge, Felder und Prozesse können individuell konfiguriert werden.