Digitale Abwesenheitsverwaltung für den Mittelstand
Urlaube, Krankmeldungen und Abwesenheiten zentral erfassen, automatisch berechnen und revisionssicher auswerten – nahtlos integriert in Ihre bestehende IT-Umgebung.
Für mehr Transparenz in HR, Verwaltung und Geschäftsführung – DSGVO-konform und rechtssicher.
Abwesenheiten zentral erfassen statt manuell verwalten
Die digitale Abwesenheitsverwaltung schafft klare Strukturen rund um Urlaube, Krankmeldungen und Sonderabwesenheiten. Mitarbeitende stellen Anträge digital – die zuständige Führungskraft erhält eine Benachrichtigung, genehmigt mit einem Klick, und die Abwesenheit ist sofort im System erfasst. Kein E-Mail-Pingpong, keine Parallelablage, kein Nachfragen.
Das Entscheidende: Das System kennt die Regeln. Es weiß, wie viele Urlaubstage einer Teilzeitkraft mit 60-Prozent-Stelle zustehen. Es kennt die Feiertage des jeweiligen Bundeslandes. Es berechnet den Resturlaub automatisch – und zwar korrekt, weil alle relevanten Parameter hinterlegt sind. Mehrstufige Genehmigungsprozesse, Vertretungsregelungen und Eskalationen sorgen dafür, dass nichts liegen bleibt – nachvollziehbar, sicher und transparent.
Automatischer Resturlaubsübertrag statt hektischer Nachrechnung
In vielen Unternehmen sieht der Dezember noch so aus: HR rechnet manuell nach, wer wie viele Resttage hat, welche verfallen und welche ins neue Jahr übertragen werden. Wer gerade im Homeoffice oder Urlaub ist, wartet auf Rückmeldung – oder wird übergangen.
Eine digitale Abwesenheitsverwaltung macht damit Schluss. Resturlaube werden automatisch übertragen – auf Basis der im Unternehmen geltenden Regelungen. Mitarbeitende und Führungskräfte erhalten rechtzeitig Erinnerungen, bevor Urlaubstage verfallen. Verfallsfristen werden systemseitig überwacht und dokumentiert. Stornierungen lösen automatisch E-Mail-Benachrichtigungen an alle Beteiligten aus – kein Informationsverlust, kein Nachfragen per Telefon oder Flurgespräch.
Nahtlos integriert in Microsoft 365, Google und Ihre bestehende IT
Über Schnittstellen zu Microsoft 365, Outlook und Google Calendar werden genehmigte Abwesenheiten automatisch als Kalendereinträge angelegt – und bei Stornierung automatisch wieder entfernt. Eine Quelle, eine Wahrheit. Kein manueller Abgleich, keine doppelte Datenpflege.
Auswertungen zu Urlauben, Krankmeldungen und Fehlzeiten stehen auf Knopfdruck bereit – nach Abteilung, Zeitraum oder Mitarbeitendem. Die Geschäftsführung erhält Transparenz über Durchlaufzeiten und Engpässe, HR behält den Überblick ohne Nachfragen, und Mitarbeitende sehen ihren eigenen Urlaubsstand jederzeit selbst ein.
Wertschöpfer prüft gemeinsam mit Ihnen, welche Lösung am besten zu Ihrer bestehenden IT-Landschaft passt – ob als eigenständige Prozesslösung, als JobRouter-Workflow oder integriert in Ihre DocuWare-Umgebung.
DocuWare & JobRouter – integrierbar in 500+ Anwendungen für nahtlose Abwesenheitsprozesse
Vorteile der digitalen Abwesenheitsverwaltung
Automatische Urlaubsberechnung
Transparenz für HR und Führungskräfte
Resturlaubsübertrag mit Fristmanagement
Nahtlose Kalenderintegration
Strukturierte Stornierungsprozesse
Auswertungen auf Knopfdruck
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Oft gestellte Fragen
Was ist eine digitale Abwesenheitsverwaltung?
Eine digitale Abwesenheitsverwaltung ersetzt manuelle Prozesse rund um Urlaube, Krankmeldungen und Sonderabwesenheiten durch ein strukturiertes, softwaregestütztes System. Mitarbeitende stellen Anträge digital, Vorgesetzte genehmigen über definierte Workflows, und das System berechnet Urlaubsansprüche automatisch – auf Basis von Arbeitszeitmodellen, Feiertagen und vertraglichen Regelungen. Auswertungen, Kalendereinträge und Benachrichtigungen laufen automatisiert.
Welche Rolle spielen DocuWare und JobRouter?
Die Abwesenheitsverwaltung kann auf unterschiedlichen technischen Grundlagen umgesetzt werden – abhängig von den Anforderungen des Unternehmens:
- DocuWare bildet die zentrale, revisionssichere Ablage aller Abwesenheitsdokumente ab – Anträge, Genehmigungen, Krankmeldungen und Auswertungen strukturiert und jederzeit auffindbar.
- JobRouter steuert die Prozesse: Genehmigungsworkflows, Stornierungen, Erinnerungen und Eskalationen lassen sich individuell konfigurieren.
- In der Kombination entsteht eine durchgängige Lösung, in der Dokumente und Prozesse nahtlos ineinandergreifen.
Wertschöpfer prüft gemeinsam mit Ihnen, welche Variante zu Ihrer bestehenden IT-Landschaft passt.
Für welche Unternehmen eignet sich eine digitale Abwesenheitsverwaltung?
Die Lösung eignet sich für mittelständische Unternehmen ab ca. 20 Mitarbeitenden, die ihre Abwesenheitsverwaltung aus Excel oder E-Mail-basierten Prozessen herauslösen möchten. Besonders relevant ist sie für Unternehmen mit mehreren Standorten oder Gesellschaften – dank Mandantenfähigkeit lassen sich unterschiedliche Organisationseinheiten in einem System abbilden. Branchen: Dienstleistung, Verwaltung, Handwerk, Steuerberatung, Sozialwesen.
Ist die Lösung DSGVO-konform und rechtssicher?
Ja. Abwesenheitsdaten werden DSGVO-konform verarbeitet und gespeichert. Zugriffsrechte sind rollenbasiert konfigurierbar – nur berechtigte Personen sehen relevante Daten. Alle Vorgänge werden vollständig protokolliert und sind revisionssicher archiviert. Wahlweise On-Premises oder in zertifizierten europäischen Rechenzentren.
Kann die Lösung an bestehende Systeme angebunden werden?
Ja. Über Standardschnittstellen lassen sich Microsoft 365 (Outlook, Teams), Google Calendar sowie gängige HR-, ERP- und Zeiterfassungssysteme anbinden. Auch proprietäre Systeme können über APIs integriert werden. Genehmigte Abwesenheiten erzeugen automatisch Kalendereinträge – ohne manuelle Nachpflege.
Wie wird der Resturlaub zum Jahreswechsel behandelt?
Das System überträgt Resturlaube automatisch ins neue Jahr – auf Basis der im Unternehmen geltenden Regelungen. Mitarbeitende und Vorgesetzte erhalten rechtzeitig Erinnerungen, bevor Resturlaube verfallen. Verfallsfristen werden systemseitig überwacht und dokumentiert.
Wie lange dauert die Einführung?
Eine Grundkonfiguration ist in der Regel innerhalb weniger Wochen produktiv nutzbar. Komplexere Anforderungen – etwa die Integration in bestehende ERP-Systeme oder die Abbildung individueller Arbeitszeitmodelle – benötigen je nach Umfang zusätzlichen Aufwand. Wertschöpfer begleitet Sie schrittweise und sorgt für eine reibungslose Einführung.
Lässt sich die Lösung individuell anpassen?
Ja. Richtlinien, Genehmigungsstufen, Formulare und Workflows lassen sich flexibel konfigurieren.