Reisekostenabrechnung digitalisieren – vom Antrag bis zur Erstattung
Automatisieren Sie Ihre Reisekosten- und Spesenprozesse – vom digitalen Reiseantrag über die mobile Belegerfassung und regelbasierte Genehmigung bis zur direkten Übergabe an Ihre Finanzbuchhaltung. GoBD-konform, revisionssicher und integriert in DATEV, SAP, Microsoft 365 & Co.
Vom Antrag bis zur Genehmigung – in Minuten statt Tagen
Der Reiseprozess beginnt lange vor der Abrechnung. Mit einem digitalen Reiseantrag erfassen Mitarbeitende Ziel, Zweck, voraussichtliche Kosten und Reisezeitraum direkt im System. Der Antrag wird automatisch an die zuständige Führungskraft oder Kostenstelle weitergeleitet. Genehmigung, Rückfrage oder Ablehnung erfolgen digital – mit vollständiger Nachvollziehbarkeit.
Ist die zuständige Führungskraft abwesend, greift automatisch eine hinterlegte Vertretungsregelung – Anträge bleiben nicht liegen, Genehmigungen laufen ohne Verzögerung weiter.
Reiserichtlinien und Budgetgrenzen sind im Workflow hinterlegt. So werden Verstöße gegen firmenspezifische Vorgaben bereits vor Reiseantritt erkannt, nicht erst bei der Abrechnung.
Belege erfassen – unterwegs, papierlos, sofort
Schluss mit Zettelwirtschaft: Reisende fotografieren Belege direkt per Smartphone-App. OCR-Technologie liest Beträge, Datum und Kategorie automatisch aus. Belege werden in Echtzeit dem Reisevorgang zugeordnet und revisionssicher abgelegt.
Ob Taxiquittung, Hotelrechnung oder Bewirtungsbeleg – alle Belegarten werden erkannt, korrekt kategorisiert und dem passenden Reisevorgang zugeordnet.
Reisekosten abrechnen – regelkonform und ohne Rechenaufwand
Verpflegungspauschalen für In- und Ausland, Übernachtungspauschalen und Kilometergeld werden automatisch berechnet – auf Basis der aktuellen gesetzlichen Sätze. Spesenabrechnungen für Bewirtung, Parkgebühren, ÖPNV-Tickets oder sonstige Auslagen werden im selben Prozess erfasst und abgerechnet – keine separaten Formulare, kein Zusatzaufwand.
Firmenspezifische Regelwerke wie Hotelkategorien, Bewirtungsobergrenzen oder Vorschussverrechnung sind individuell konfigurierbar. Die fertige Abrechnung wird automatisch dem Genehmigungsworkflow zugeführt. Rückfragen oder Korrekturen laufen digital – ohne E-Mail-Pingpong oder Papierumlauf.
Nahtlose Übergabe an Lohn, Buchhaltung und ERP
Genehmigte Reisekosten werden per Schnittstelle direkt an Ihre Finanzbuchhaltung übergeben – ob DATEV, SAP, Sage oder andere Systeme. Steuerrelevante Beträge, Pauschalen und Sachbezüge werden korrekt aufgeschlüsselt und buchungsfertig übertragen.
Belege sind direkt aus der Buchhaltungssoftware abrufbar. DMS und FiBu kommunizieren bidirektional – medienbruchfrei und prüfungssicher. Alle Belege werden revisionssicher archiviert, mit vollständiger Verfahrensdokumentation und lückenloser Protokollierung. Damit ergänzt die Reisekostenabrechnung nahtlos Ihre digitale Rechnungsverarbeitung.
DocuWare & JobRouter – integrierbar in 500+ Anwendungen für nahtlose Vertragsprozesse
Vorteile der digitalen Reisekostenabrechnung
Reisekosten- & Spesenabrechnung in Minuten
Compliance ohne Aufwand
Transparenz für Controlling und Führung
Entlastung für Buchhaltung und HR
Durchgängige Prozesslandschaft
Cloud oder On-Premises
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Beratungsgespräch vereinbaren
Als zertifizierter DocuWare- und JobRouter-Partner begleiten wir Sie von der ersten Analyse bis zur erfolgreichen Umsetzung.
Füllen Sie einfach das Formular aus – wir melden uns zeitnah mit passenden Terminvorschlägen für ein persönliches Beratungsgespräch.
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Oft gestellte Fragen
Was ist eine digitale Reisekostenabrechnung?
Eine digitale Reisekostenabrechnung bildet den gesamten Reisekostenprozess elektronisch ab – vom Antrag über die Beleg- und Spesenerfassung und Genehmigung bis zur Auszahlung und GoBD-konformen Archivierung. Manuelle Formulare, Excel-Listen und Papierbelege werden vollständig ersetzt.
Welche Rolle spielen DocuWare und JobRouter?
Die digitale Reisekostenabrechnung kann auf unterschiedlichen technischen Grundlagen umgesetzt werden – abhängig von den Anforderungen des Unternehmens:
- DocuWare als Dokumentenmanagement-System bildet die zentrale, revisionssichere Ablage und die strukturierte Archivierung aller eingehenden Dokumente ab.
- JobRouter als Prozessmanagement-System steuert die Prozesse, z. B. Klassifizierung, Weiterleitung, Freigaben oder Eskalationen.
So kann die Lösung entweder dokumentenzentriert, prozessorientiert oder als integriertes Hybridmodell umgesetzt werden.
Werden gesetzliche Pauschalen automatisch berechnet?
Ja. In- und Auslandspauschalen für Verpflegungsmehraufwand und Übernachtung werden auf Basis der aktuellen Sätze automatisch ermittelt. Änderungen der gesetzlichen Vorgaben können an zentraler Stelle aktualisiert werden.
Was passiert, wenn die genehmigende Person nicht erreichbar ist?
Für jeden Genehmigungsschritt lassen sich Vertretungsregeln hinterlegen. Bei Abwesenheit wird der Antrag automatisch an die definierte Vertretung weitergeleitet. Eskalationsfristen sorgen dafür, dass kein Vorgang liegenbleibt.
Wie werden Belege erfasst?
Belege können per Smartphone-App fotografiert, per E-Mail weitergeleitet oder als Scan hochgeladen werden. OCR-Technologie in Kombination mit KI-Belegerkennung liest die relevanten Daten automatisch aus.
Kann ich bestehende Reisekostenprozesse migrieren?
Ja. Bestehende Prozesse – ob papierbasiert oder mit anderen Tools – können schrittweise überführt werden. Gemeinsam definieren wir den passenden Migrationsansatz.
Welche Systeme können angebunden werden?
Über standardisierte Schnittstellen und APIs lassen sich DATEV, SAP, Sage, Microsoft Dynamics 365 und weitere ERP-/FiBu-/Lohnsysteme integrieren. Auch Kreditkartenimporte sind möglich.
Ist die Lösung DSGVO- und GoBD-konform?
Ja. Die Lösung erfüllt DSGVO- und GoBD-Anforderungen, bietet revisionssichere Archivierung gemäß den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung, rollenbasierte Zugriffsrechte und vollständige Protokollierung.
Wird die Lösung in der Cloud oder On-Premise installiert?
Unsere Lösung bietet Ihnen volle Flexibilität: Sie kann in der Cloud oder On-Premise betrieben werden – ganz nach Ihren Anforderungen und Sicherheitsrichtlinien.
Während die Cloud-Variante eine schnelle Bereitstellung und ortsunabhängigen Zugriff ermöglicht, behalten Sie bei der lokalen Server-Installation (On-Premise) die vollständige Kontrolle über Ihre IT-Infrastruktur und Daten.
Lässt sich die Lösung individuell anpassen?
Ja. Reisekostenrichtlinien, Genehmigungsstufen, Pauschalen-Regelwerke, Formulare und Workflows lassen sich flexibel konfigurieren.