Digitale Dokumentenarchivierung – revisionssicher, GoBD-konform & automatisiert
Archivieren Sie Ihre Dokumente zentral, revisionssicher und GoBD-konform – mit DocuWare als führender Dokumentenarchivierung Software für den Mittelstand. KI-gestützte Erfassung, Volltextsuche, granulare Zugriffskontrolle und nahtlose Integration in DATEV, SAP, Microsoft 365 und weitere Systeme.
Dokumente sicher und rechtskonform archivieren
Mit DocuWare archivieren Sie Geschäftsdokumente zentral als elektronisches Archiv – revisionssicher, GoBD- und DSGVO-konform, inklusive vollständiger Protokollierung und lückenloser Nachvollziehbarkeit. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen werden automatisch überwacht. Nach Ablauf können Dokumente DSGVO-konform automatisch gelöscht werden. So sind Sie bei Betriebsprüfungen und Audits jederzeit auskunftsfähig – ohne manuellen Aufwand.
Jedes Dokument in Sekunden finden
Schluss mit langem Suchen in Ordnerstrukturen, Netzlaufwerken oder E-Mail-Postfächern. Dank moderner OCR und intelligenter Volltextsuche finden Sie Dokumente in Sekunden statt Minuten.
Kombinieren Sie die Suche mit individuellen Filtern, Metadaten und Schlagwörtern, um jedes Dokument in wenigen Sekunden zu finden – egal ob Rechnung, Vertrag oder Personalakte.
Automatische Verschlagwortung und Klassifizierung mit KI
DocuWare Intelligent Document Processing (IDP) erkennt Dokumenttypen automatisch und extrahiert relevante Metadaten – aus digitalen Dokumenten ebenso wie aus Scans und handschriftlichen Notizen. Dank integrierter OCR-Texterkennung und Handschrifterkennung werden auch Papierdokumente zuverlässig ausgelesen.
Rechnungsnummern, Beträge, Vertragsdaten, Lieferscheinnummern oder Personaldaten – relevante Informationen werden automatisch erkannt, extrahiert und als Schlagwörter zugewiesen. Rechnungen, Verträge, Lieferscheine oder Personalunterlagen werden selbstständig klassifiziert und verschlagwortet – ohne manuelles Eingreifen.
Granulare Berechtigungen für jedes Dokument
Nicht jeder darf alles sehen. DocuWare ermöglicht feingranulare Zugriffsrechte auf Basis von Rollen und Gruppen – bis hinunter zur einzelnen Dokumentenebene. Berechtigungen lassen sich mit Azure Active Directory oder On-Premises-AD synchronisieren.
So stellen Sie sicher, dass sensible Dokumente & Akten nur von berechtigten Personen eingesehen, bearbeitet oder weitergeleitet werden – DSGVO-konform und nachvollziehbar.
Nahtlose Integration in Ihre bestehende Systemlandschaft
Über zertifizierte Schnittstellen verbindet sich DocuWare mit DATEV, ADDISON, SAP und weiterer ERP-/FiBu-Software – ideal für die automatisierte Belegarchivierung direkt aus Ihrem Buchhaltungssystem. Dokumente lassen sich direkt aus Microsoft Outlook archivieren und über Microsoft Teams teilen.
Scanner und Multifunktionsdrucker werden eingebunden für schnelle, medienbruchfreie Dokumentenerfassung. Für individuelle Anbindungen stehen die REST API sowie Datenbankintegrationen zur Verfügung. Auch iPaaS-Plattformen wie Make oder Power Automate lassen sich problemlos anbinden.
DocuWare – integrierbar in 500+ Anwendungen für nahtlose Dokumentenprozesse
Warum mittelständische Unternehmen auf DocuWare setzen
Dokumente sofort finden
Revisionssicher und GoBD-konform
Automatische digitale Ablage dank KI
Microsoft Office-Dokumente direkt bearbeiten
Sichere Zusammenarbeit
Jederzeit und überall verfügbar
Beratungsgespräch vereinbaren
Als zertifizierter DocuWare-Partner begleiten wir Sie von der ersten Analyse bis zur erfolgreichen Umsetzung.
Füllen Sie einfach das Formular aus – wir melden uns zeitnah mit passenden Terminvorschlägen für ein persönliches Beratungsgespräch.
Oft gestellte Fragen
Was ist DocuWare?
DocuWare ist ein führendes Dokumentenmanagement-System (DMS) und Enterprise-Content-Management-System (ECM) für den Mittelstand, das Dokumente digital archiviert, verwaltet und Workflows automatisiert – sicher, effizient und GoBD-konform.
Was bedeutet revisionssichere Archivierung?
Revisionssichere Archivierung stellt sicher, dass Dokumente unveränderbar, nachvollziehbar und über die gesamte gesetzliche Aufbewahrungsfrist hinweg gespeichert werden. Jede Änderung im DMS wird protokolliert, jede Version bleibt erhalten.
Welche Dokumente lassen sich archivieren?
In einem Dokumentenmanagement-System lassen sich grundsätzlich alle geschäftsrelevanten Dokumente archivieren: Von Rechnungen und Verträgen über Personalunterlagen und Korrespondenz bis hin zu technischen Zeichnungen oder Projektdokumentationen.
Wie funktioniert die automatische Verschlagwortung?
DocuWare Intelligent Document Processing (IDP) erkennt Dokumenttypen mithilfe künstlicher Intelligenz, extrahiert relevante Daten und weist Schlagwörter automatisch zu. Manuelle Ablage entfällt weitgehend.
Können bestehende Papierarchive digitalisiert werden?
Ja. Bestehende Papierarchive lassen sich über Scanner und Multifunktionsdrucker digitalisieren und strukturiert in DocuWare ablegen. Wir beraten und begleiten Sie bei der Migration Ihrer Altdaten.
Ist die Lösung DSGVO-konform und rechtssicher?
Ja. DocuWare erfüllt alle DSGVO-Anforderungen und GoBD-Richtlinien. Die Daten werden verschlüsselt gespeichert, Zugriffe rollenbasiert gesteuert und alle Änderungen nachvollziehbar protokolliert.
Wird die Lösung in der Cloud oder On-Premises betrieben?
Beides ist möglich. Die Cloud-Variante (SaaS) ermöglicht schnelle Bereitstellung und ortsunabhängigen Zugriff. Bei der On-Premises-Installation behalten Sie die vollständige Kontrolle über Ihre IT-Infrastruktur und Daten.
Was kostet DocuWare?
Die Kosten hängen von Nutzerzahl, Speicherbedarf und Betriebsmodell (Cloud oder On-Premises) ab. Wir erstellen Ihnen gerne ein individuelles Angebot.
Wie weit lässt sich die Lösung individuell anpassen?
Felder, Ablage- und Suchmasken, Workflows und Berechtigungen lassen sich flexibel konfigurieren. Die Lösung wächst mit Ihrem Unternehmen – ob Mittelstand oder Konzern – und passt sich an individuelle Anforderungen in Buchhaltung, Logistik, HR und weiteren Abteilungen an.
Welche Systeme lassen sich anbinden?
DocuWare bietet zertifizierte Schnittstellen zu gängigen Systemen wie DATEV, SAP, ADDISON, Microsoft Outlook und Microsoft Teams. Darüber hinaus ermöglichen die REST API und die Make-/Power Automate-Konnektoren die Anbindung beliebiger weiterer Anwendungen und Dienste.