Digitaler Purchase-to-Pay-Prozess – von der Bestellung bis zur Zahlung
Eingangsrechnungen stapeln sich, Freigaben laufen per E-Mail, Skontofristen gehen verloren – und am Ende weiß niemand genau, wo eine Bestellung gerade steht. Wertschöpfer schließt diese Lücke: mit einem durchgängig digitalisierten Purchase-to-Pay-Prozess, der Bestellanforderungen, Lieferscheine und Rechnungen automatisch zusammenführt, prüft und freigibt.
Einkauf digitalisieren: Bestellanforderung Workflow vom ersten Klick an
Viele Beschaffungsprozesse starten chaotisch: Bestellwünsche kommen per E-Mail, Zuständigkeiten sind unklar, Budgets werden nicht geprüft – und am Ende weiß niemand, ob eine Bestellung überhaupt freigegeben wurde.
Mit strukturierten Bestellanforderungen über digitale Formulare erfassen Ihre Mitarbeitenden Bestellwünsche einheitlich und vollständig. Kostenstellen, Budgets und Freigabestufen sind hinterlegt, bevor die Bestellung ausgelöst wird. Das schafft Transparenz für Controlling und Buchhaltung – und verhindert, dass Bestellungen am falschen Ort versanden.
Rechnungsverarbeitung automatisieren – von der Erfassung bis zur Freigabe
Eingangsrechnungen kommen auf vielen Wegen: per Post, als PDF-Anhang, über E-Mail-Verteiler oder bereits als strukturierte E-Rechnung im ZUGFeRD- oder XRechnung-Format. In vielen Unternehmen werden sie anschließend manuell erfasst, geprüft und weitergeleitet – ein fehleranfälliger Prozess, der Zeit kostet und Skontofristen gefährdet.
Mit DocuWare als zentraler Plattform laufen alle Eingangskanäle in einem digitalen Posteingang zusammen. KI- und OCR-gestützte Datenerfassung liest Kopf- und Positionsdaten automatisch aus und gleicht sie mit Ihren Stammdaten ab. Der automatische 3-Wege-Abgleich prüft anschließend, ob Rechnung, Bestellung und Lieferschein übereinstimmen – auf Positionsebene, ohne manuellen Eingriff.
- Automatische Erfassung aus allen Eingangskanälen (Post, E-Mail, PDF, ZUGFeRD, XRechnung)
- KI-gestützte Erkennung von Kreditoren, Beträgen, Steuern und Positionsdaten
- Automatischer 3-Wege-Abgleich – Abweichungen werden sofort erkannt und gemeldet
- Dublettenerkennung und Plausibilitätsprüfung vor der Weiterleitung
Freigaben, die nicht im Postfach verschwinden
Der häufigste Engpass im Rechnungsprozess ist nicht die Erfassung – sondern die Freigabe. Rechnungen warten tagelang auf Rückmeldung, weil die zuständige Person im Urlaub ist, die E-Mail übersehen wurde oder schlicht niemand weiß, wer entscheiden darf. Mit digitalen Freigabe-Workflows gehört das der Vergangenheit an: Jede Rechnung wird regelbasiert weitergeleitet, Vertretungsregeln greifen automatisch, Erinnerungen laufen ohne manuellen Anstoß – und die Freigabe ist mobil möglich, unabhängig vom Standort. Jeder Schritt ist lückenlos protokolliert.
Eine Akte für den gesamten Vorgang
Ein vollständiger Purchase-to-Pay-Prozess endet nicht mit der Freigabe – er endet mit der revisionssicheren Archivierung. Und genau hier scheitern viele Unternehmen: Bestellung, Lieferschein, Rechnung und E-Mail-Korrespondenz liegen an verschiedenen Orten, in verschiedenen Systemen, bei verschiedenen Personen.
Mit der richtigen Lösung landen alle Dokumente eines Vorgangs in einer zentralen elektronischen Akte. Jeder Beleg ist mit dem zugehörigen Vorgang verknüpft, jeder Verarbeitungsschritt nachvollziehbar dokumentiert. Die Akte ist GoBD-konform, revisionssicher und jederzeit direkt aus dem ERP oder der FiBu heraus abrufbar – ohne Systemwechsel, ohne Suchaufwand.
- Zentrale elektronische Akte je Bestellung und Rechnung
- Verknüpfung aller zugehörigen Dokumente: Bestellung, Lieferschein, Rechnung, Korrespondenz
- Direkter Belegaufruf aus ERP und FiBu (SAP, DATEV, Sage, Dynamics u. a.)
- GoBD-konforme, revisionssichere Archivierung – jederzeit prüfungsbereit
DocuWare & JobRouter – integrierbar in 500+ Anwendungen für nahtlose Purchase-to-Pay-Prozesse
Vorteile des digitalen Purchase-to-Pay Prozesses
End-to-End-Automatisierung
Automatischer 3-Wege-Abgleich
KI- und OCR-gestützte Datenerfassung
Digitale Freigabe-Workflows
Nahtlose ERP- und FiBu-Integration
GoBD-konforme Archivierung
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Oft gestellte Fragen
Was ist ein Purchase-to-Pay-Prozess?
Purchase-to-Pay (P2P) bezeichnet den gesamten Ablauf von der Bestellanforderung bis zur Zahlung einer Eingangsrechnung. Er umfasst Bestellwesen, Wareneingang, Rechnungsprüfung, Freigabe und Archivierung. Ein digitalisierter P2P-Prozess verbindet diese Schritte zu einem durchgängigen, automatisierten Ablauf – ohne Medienbruch und mit vollständiger Nachvollziehbarkeit.
Welche Rolle spielen DocuWare und JobRouter?
DocuWare übernimmt die revisionssichere Dokumentenverwaltung und Archivierung – Bestellungen, Lieferscheine, Rechnungen und zugehörige Korrespondenz werden zentral und GoBD-konform abgelegt. JobRouter steuert die Prozesse: Freigabe-Workflows, Eskalationen, Vertretungsregeln und Genehmigungsstufen werden regelbasiert konfiguriert. In der Kombination entsteht ein vollständig integrierter P2P-Prozess – Dokumente und Abläufe greifen nahtlos ineinander.
Für welche Unternehmen eignet sich eine P2P-Lösung?
Die Lösung ist skalierbar und eignet sich für mittelständische Unternehmen ab ca. 20 Mitarbeitenden ebenso wie für größere Organisationen mit mehreren Standorten oder Gesellschaften. Besonders profitieren Unternehmen mit höherem Rechnungsvolumen, komplexen Freigabestrukturen oder dem Wunsch nach mehr Transparenz und Compliance im Einkaufs- und Rechnungsprozess.
Ist die Lösung rechtssicher und GoBD-konform?
Ja. Die Lösung gewährleistet eine GoBD-konforme, revisionssichere Archivierung aller Belege – Bestellungen, Lieferscheine, Rechnungen und zugehörige Dokumente. Jeder Verarbeitungsschritt wird protokolliert und ist jederzeit nachvollziehbar. Zusätzlich erfüllt die Cloud-Variante höchste Sicherheitsstandards (ISO 27001, SOC 2) und unterstützt die Anforderungen der E-Rechnungspflicht (ZUGFeRD, XRechnung).
Kann die Lösung an bestehende Systeme angebunden werden?
Ja. Über vorgefertigte Connectoren und REST-APIs lassen sich ERP-Systeme wie SAP, abas, Sage oder Microsoft Dynamics ebenso anbinden wie Finanzbuchhaltungssysteme (DATEV, ADDISON) und Office-Umgebungen (Microsoft 365, Teams, SharePoint). Der Datenaustausch erfolgt bidirektional – vorkontierte Buchungssätze werden übergeben, Belege sind direkt aus dem ERP heraus abrufbar.
Cloud oder On-Premises – was ist möglich?
Beides. Die Lösung kann wahlweise in der Cloud oder On-Premises betrieben werden – abhängig von Ihren IT- und Sicherheitsanforderungen. Die Cloud-Variante bietet hohe Verfügbarkeit, automatische Updates und zertifizierte Rechenzentren in der EU. Die On-Premises-Variante gibt Ihnen volle Kontrolle über Infrastruktur und Datenhaltung.
Wie läuft die Einführung ab?
Wertschöpfer begleitet Sie in vier Phasen: Analyse & Ist-Aufnahme, Zielbild & Konzeption, Pilotprozess mit einem klar abgegrenzten Szenario, sowie Rollout und Schulung. Wir empfehlen, mit einem überschaubaren Einstieg zu starten – etwa einem Standort oder einer Belegart – und den Prozess schrittweise auszubauen. So entstehen schnell messbare Ergebnisse, ohne das Tagesgeschäft zu belasten.
Lässt sich die Lösung individuell anpassen?
Ja. Richtlinien, Genehmigungsstufen, Pauschalen-Regelwerke, Formulare und Workflows lassen sich flexibel konfigurieren.