Digital durchstarten: Mit der 3-Stufen-Methode zu effizienten Prozessen

Die Realität: Wo stehen deutsche Unternehmen wirklich?

Laut der Bundesnetzagentur erreichen nicht einmal 38 Prozent der Unternehmen in Deutschland einen grundlegenden Digitalisierungsgrad. Häufig sind es gerade Dokumente, die Prozesse ausbremsen – ob in Papierform in Ordnern und Archiven, als E-Mail-Anhang oder verteilt auf Netzlaufwerke und Fachsysteme. Medienbrüche entstehen, der Überblick fehlt, Verantwortlichkeiten sind unklar und Entscheidungen verzögern sich. Genau hier setzt echte Prozessdigitalisierung an: nicht bei der Technik, sondern bei den Abläufen, die Ihr Unternehmen täglich ausbremsen. 

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Die 3-Stufen-Methode: Digitalisieren → Standardisieren → Automatisieren

Geschäftsprozesse zu digitalisieren, bedeutet mehr, als Papierdokumente durch PDFs zu ersetzen. Es geht darum, Abläufe durchgängig digital zu gestalten – mit klaren Verantwortlichkeiten, transparentem Status und jederzeit verfügbaren Informationen. Richtig umgesetzt lassen sich Durchlaufzeiten verkürzen, Fehlerquellen reduzieren und Abstimmungsprozesse vereinfachen – bei gleichzeitig höherer Sicherheit und besserer Compliance.

In der Praxis umfasst die Digitalisierung von Geschäftsprozessen drei aufeinander aufbauende Schritte:

Stufe 1: Digitalisieren – die Basis schaffen

Im ersten Schritt geht es darum, analoge Informationen und Dokumente digital verfügbar zu machen. Dazu zählen beispielsweise das Scannen von Papierdokumenten, das Speichern in elektronischen Ablagen oder der Versand via E-Mail statt per Post. Viele Unternehmen haben das bereits umgesetzt – doch Prozesse laufen weiterhin manuell: Informationen sind verstreut, der Bearbeitungsstatus unklar und Mitarbeitende verbringen viel Zeit mit Dokumentensuche, Abstimmungen und Freigabeschleifen. Dieses Dokumentenchaos – lange Suchzeiten, mehrere Versionen desselben Dokuments, Doppelablagen oder fehlerhafte Informationen – bremst Prozesse aus und macht sie fehleranfällig.

Erst wenn in den nächsten beiden Schritten digitale Informationen strukturiert und in Abläufe eingebettet werden, entstehen echte Effizienz- und Transparenzgewinne.

Stufe 2: Standardisieren – die Voraussetzung für Skalierung

Hier werden einheitliche Regeln und Strukturen für den Umgang mit Dokumenten festgelegt, um Prozesse solide abzubilden, zu automatisieren und letztendlich auch zu skalieren. Dazu gehören:

• Klare Metadaten und Indexfelder (wie Dokumententyp, Vorgangsnummer, Status)
• Einheitliche Ablagestrukturen
• Definierte Verantwortlichkeiten und Rollen
• Geregelte Zugriffsrechte
• Verbindliche Benennungs- und Versionsregeln

Ohne diese Standards bleibt eine umfassende Digitalisierung Zukunftsmusik. Wenn jede Abteilung nach eigenen Regeln arbeitet und jede Automatisierung individuell angepasst werden muss, erschwert das die Skalierung auf weitere Prozesse oder Teams sowie die Integration in bestehende Systeme.

Stufe 3: Automatisieren – das Maximum herausholen

In diesem Schritt gilt es, Geschäftsprozesse regelbasiert zu steuern und manuelle Arbeitsschritte zu reduzieren. Typische Beispiele sind:

• Automatisches Weiterleiten von Dokumenten an die zuständigen Rollen (Routing)
• Automatische Prüfung von Dokumenten (z.B. Rechnungen)
• Digitale Freigabeprozesse mit klaren Eskalationsregeln
• Integration mit ERP-, Finanz- oder HR-Systemen
• Automatische Statusupdates und Benachrichtigungen

Moderne Technologien wie Intelligent Document Processing (IDP) wirken hier wie ein Turbo: IDP nutzt KI, um Dokumente automatisch zu erkennen, zu klassifizieren und auszulesen. Eingehende Rechnungen, Verträge oder Anträge werden automatisch dem richtigen Vorgang zugeordnet, relevante Daten wie Rechnungsnummer, Betrag oder Lieferant extrahiert – ohne manuelle Erfassung. So werden Prozesse deutlich schneller, robuster und die Datenqualität steigt.

Anstatt dass Mitarbeitende Dokumente manuell weiterleiten oder nachfragen müssen, übernimmt das System die Steuerung. Auf diese Weise entstehen kürzere Durchlaufzeiten, reduzierte Fehler und eine höhere Prozesstransparenz.

So digitalisieren Sie dokumentenzentrierte Geschäftsprozesse in Ihrem Unternehmen

Digitalisierung mag im ersten Moment nach neuen Tools, Workflows oder Automatisierung klingen – in der Realität liegt der größte Hebel in den zugrundeliegenden Informationen, genauer gesagt in den Dokumenten. Rechnungen, Verträge, Personalunterlagen oder Lieferscheine begleiten jeden Prozess von Anfang bis Ende. Sind diese Dokumente nicht strukturiert verfügbar, bleiben Prozesse zwangsläufig fragmentiert. Sie stoppen an Schnittstellen, werden manuell weitergeführt oder durch Rückfragen verzögert.

Ein modernes Dokumentenmanagementsystem (DMS) bildet das Fundament für durchgängige digitale Prozesse, denn es sorgt dafür, dass Dokumente schnell auffindbar sind, eindeutig versioniert werden, den berechtigten Personen zur Verfügung stehen sowie revisionssicher dokumentiert und gespeichert sind. Ein DMS verbindet Informationen, Systeme und Beteiligte und schafft eine gemeinsame Datenbasis über alle Abteilungen hinweg.

Schritt 1: Ausgangslage klären

Bevor Prozesse digitalisiert werden, braucht es ein klares Bild vom Ist-Zustand. Analysieren Sie, wo aktuell Medienbrüche entstehen, Dokumente manuell weitergegeben werden oder Wartezeiten und Rückfragen den Ablauf bremsen. Erfassen Sie grob die wichtigsten Prozessschritte, die beteiligten Rollen und Dokumententypen – mit Fokus auf die größten Reibungsverluste.

Entscheidend ist, den realen Dokumentenfluss sichtbar zu machen: Wo kommen die Dokumente an, wie werden sie verarbeitet und wo gehen womöglich Informationen verloren? Gerade Ausnahmen wie fehlende Angaben, Vertretungen und Sonderfälle zeigen, wo die Digitalisierung den größten Mehrwert hat.

Schritt 2: Ziele und Erfolgskriterien festlegen

Definieren Sie messbare Ziele statt allgemeiner Digitalisierungsabsichten. Typisch sind kürzere Durchlaufzeiten, weniger Suchaufwand oder mehr Transparenz bei Zuständigkeiten. Grenzen Sie den Umfang bewusst ein und entscheiden Sie, welche Teams, Dokumente und Anforderungen zum Projekt gehören. Legen Sie außerdem Verantwortlichkeiten fest und priorisieren Sie die wichtigsten Ergebnisse. So entsteht ein realistischer Rahmen, der schnelle Erfolge ermöglicht.

Schritt 3: Pilotprojekt definieren

Starten Sie mit einem Prozess, der häufig vorkommt und stark dokumentengetrieben ist – beispielsweise der Rechnungseingang oder Vertragsfreigaben. Wichtig ist, dass der Pilot nicht zu komplex ist und schnell Wirkung zeigen kann. Definieren Sie, wo der Workflow beginnt und endet, welche Rollen involviert sind und welche Ausnahmefälle berücksichtigt werden müssen.

Schritt 4: Soll-Prozess und Standards festlegen

Definieren Sie den Prozess mit festen Zuständigkeiten, Routing-Regeln und Übergabepunkten zu anderen Systemen. Ergänzen Sie ein transparentes Statusmodell, das jederzeit einen Überblick bietet, wo ein Vorgang steht. Legen Sie parallel verbindliche Dokumentenstandards fest – Metadaten, Ablage, Berechtigungen, Versionierung und Aufbewahrungsregeln. So entsteht die Basis für eine stabile Automatisierung und die spätere Skalierung.

Schritt 5: Evaluation

Übersetzen Sie Ihre Anforderungen in konkrete Kriterien – dazu zählen Integration, Rollen- und Berechtigungsmodelle, Audit Trail, Skalierbarkeit und Betrieb. Prüfen Sie, wie gut die Lösung in Ihre bestehende Systemlandschaft passt und wie Daten und Dokumente systemübergreifend konsistent bleiben.

Schritt 6: Pilotprojekt umsetzen

Setzen Sie den Pilot iterativ um: konfigurieren, testen und optimieren Sie. Arbeiten Sie mit echten Dokumenten und binden Sie die Fachbereiche früh ein. Ergänzen Sie die technische Umsetzung durch kurze, rollenbasierte Schulungen und klare Spielregeln für den Alltag. Akzeptanz und eine klare Governance sind ausschlaggebende Faktoren: Wer ist für welchen Prozess verantwortlich? Wer entscheidet bei Konflikten oder Ausnahmen? Ohne klare Rollen, Verantwortlichkeiten und Spielregeln werden selbst die technisch besten Lösungen nicht genutzt oder im schlimmsten Fall sogar umgangen.

Schritt 7: Rollout und Skalierung

Überführen Sie die Erkenntnisse in Standards und Templates und rollen Sie diese auf weitere Prozesse aus. Messen Sie regelmäßig zentrale KPIs wie Durchlaufzeit, Suchaufwand oder Ausnahmequote und optimieren Sie kontinuierlich. So entsteht aus einem einzigen Workflow Schritt für Schritt eine skalierbare Plattform für digitalisierte Geschäftsprozesse.

Drei Prozesse die wirklich etwas verändern

Wer auf Quick Wins setzt, erlebt sofort, wie der Arbeitsalltag leichter wird – und nimmt das Team direkt mit. Aus unserer Projekterfahrung kristallisieren sich drei Prozesse heraus, die sich ideal für den Einstieg eignen:

1. Rechnungseingang – der Produktivitäts-Booster

Kaum etwas stapelt sich so hartnäckig wie Rechnungen auf Papier. Manuelle Prüfungen, Nachfragen, wer wo was freigegeben hat, und am Ende die berüchtigte „Wo ist der Beleg?“-Suche. Im Digitalmodus wandern Rechnungen automatisiert durch alle nötigen Freigaben, lassen sich jederzeit einsehen, und Mahnungen gehören plötzlich der Vergangenheit an.

Statt Rechnungen manuell zu erfassen, weiterzuleiten und nachzuverfolgen, werden sie digital erfasst, automatisch zugeordnet und regelbasiert durch den Freigabeprozess geführt. Zuständigkeiten, Vertretungen und Eskalationen sind sauber aufgesetzt, während freigegebene Rechnungen direkt an das ERP- oder Finanzsystem übergeben und revisionssicher archiviert werden. Das Ergebnis: deutlich kürzere Durchlaufzeiten, weniger Rückfragen und eine jederzeit transparente Übersicht über offene und freigegebene Rechnungen. 
 
Erfahren Sie wie Sie Ihre Rechnungsverarbeitung automatisieren.

2. Urlaubsantrag – der kleine Prozess mit großer Wirkung

Jeder kennt’s: Urlaubsanträge per Papier oder E-Mail, Unklarheiten, Rückfragen oder sogar Frust. 
Digitalisiert heißt: Der gesamte Prozess ist transparent, alle Beteiligten sind informiert, und Freigaben passieren mit einem Klick – HR, Mitarbeitende und Führungskräfte atmen auf. 
„Ich habe endlich den Überblick und spare mir das ewige Nachfragen. Die Mitarbeitenden sind zufriedener und der Prozess ist endlich stressfrei.“

3. Onboarding – der erste Eindruck zählt

Neues Teammitglied, viele To-Dos, oft Chaos. Mit digitalen Prozessen bekommen alle einen klaren Ablauf, alle Unterlagen sind da, und der Start ins Unternehmen gelingt reibungslos. Im Personalbereich sorgt die digitale Personalakte dafür, dass alle relevanten Dokumente – Bewerbungsunterlagen, Verträge, Zeugnisse oder Bescheinigungen – sicher, strukturiert und rollenbasiert verfügbar sind. Dadurch sinkt der administrative Aufwand, Prozesse werden schneller und transparenter, und Compliance-Anforderungen lassen sich einfacher erfüllen.

Neue Mitarbeitende sagen: 
„Ich hatte direkt Zugriff auf alle Systeme und fühlte mich vom ersten Tag an willkommen. Das macht wirklich einen Unterschied!“

Woran erkennt man geeignete Startprozesse?

Nicht jeder Prozess ist für den Anfang geeignet. Gute Kandidaten erfüllen in der Regel drei Kriterien:

• Wiederholbar: Sie laufen regelmäßig und nach dem gleichen Muster ab.
• Volumen: Je öfter sie vorkommen, desto größer der Hebel?
• Klarer Ablauf: Sind die Rollen und Schritte eindeutig definiert?

Sind zwei von drei Punkten erfüllt? Dann haben Sie einen idealen Kandidaten.

Low-Code statt Dauerbaustelle – warum Tempo gewinnt

Mit modernen Plattformen wie JobRouter lassen sich Prozesse nicht nur modular, sondern auch flexibel und zukunftssicher aufbauen – auch, wenn nicht alles auf einmal passieren soll.

Plug-and-Play statt Programmiermarathon: Vorlagen für Freigaben (QuickDocs) oder Dokumentenmanagement (z.B. DocuWare) liefern die Extraportion Effizienz.

Tipp: Suchen Sie keine Insellösungen, sondern eine Plattform, die wachsen kann – so bleibt alles ausbaufähig.

Fazit

Wer jetzt startet, spart Zeit, Geld und Nerven – und macht das Unternehmen fit für die Zukunft. Geschäftsprozesse werden nicht digital, weil Dokumente digital vorliegen, sondern weil Informationen strukturiert, standardisiert und automatisiert verarbeitet werden. Mit der 3-Stufen-Methode, einem klar abgegrenzten Pilotprozess und den richtigen Startprozessen erleben Sie schon nach wenigen Tagen spürbare Entlastung und schaffen Akzeptanz im Team – ohne Mammutprojekt, mit messbaren Effekten.

Wertschöpfer-Ansatz: Prozesse zuerst, Technik folgt

Digitalisierung beginnt für uns nicht bei der Software, sondern beim Prozess. Wir begleiten unsere Kunden von Anfang an:

• bei der Auswahl geeigneter Startprozesse
• bei der Priorisierung entlang des tatsächlichen Nutzens
• bei der Umsetzung mit passenden Plattformen und Methoden

Ob Rechnungseingang, Urlaubsantrag oder Onboarding: Wir liefern nicht nur den Prozess, sondern auch die passende Plattform und die notwendige Expertise. Schritt für Schritt, praxisnah und immer mit Blick auf die gesamte Prozesslandschaft.

Sprechen Sie uns an und lassen Sie uns gemeinsam Ihren ersten digitalen Quick Win finden.