%20(1).png)
Was der Purchase-to-Pay-Prozess wirklich umfasst
Purchase-to-Pay – kurz P2P – beschreibt den vollständigen Ablauf von der internen Bedarfsmeldung bis zur Zahlung an den Lieferanten. Er umfasst typischerweise sechs Stationen:
- Bedarfsmeldung und Bestellanforderung (BANF)
- Freigabe und Bestellung
- Wareneingang und Lieferscheinprüfung
- Rechnungseingang und -erfassung
- Rechnungsprüfung und Freigabe
- Zahlung und Archivierung
In vielen Unternehmen laufen diese Schritte in unterschiedlichen Systemen, Abteilungen und Formaten ab – Einkauf in einem ERP, Buchhaltung in DATEV, Freigaben per E-Mail, Lieferscheine auf Papier. Das Ergebnis: Medienbrüche an jeder Schnittstelle, Informationen, die verloren gehen, und Durchlaufzeiten, die sich auf Wochen ausdehnen.
Wo Fehler entstehen – und warum sie spät auffallen
Die meisten Probleme im P2P-Prozess entstehen nicht bei der Rechnungsprüfung, sondern deutlich früher. Eine Bestellanforderung, die per E-Mail weitergeleitet wird und dabei unvollständige Angaben enthält, pflanzt sich durch den gesamten Prozess fort. Ein Lieferschein, der nicht zeitnah erfasst wird, blockiert den späteren 3-Wege-Abgleich. Eine fehlende Kostenstelle in der Bestellung sorgt dafür, dass die Rechnung in der Buchhaltung manuell nachbearbeitet werden muss.
Das Tückische: Diese Fehler fallen erst auf, wenn die Rechnung zur Freigabe vorliegt – also am Ende des Prozesses. Dann ist der Zeitdruck am größten, die Skontofrist läuft, und die Buchhaltung muss reparieren, was viel früher hätte verhindert werden können.
Papierbasierte Rechnungen haben laut Bundesverband Materialwirtschaft eine durchschnittliche Durchlaufzeit von rund 11 Tagen – die meisten Skontofristen liegen bei 10 Tagen oder kürzer. Das Ergebnis ist mathematisch: Wer analog arbeitet, verliert Skonto systematisch (Bundesverband Materialwirtschaft, 2024).
Den richtigen Hebel ansetzen
Wer nur die Rechnungsverarbeitung digitalisiert, löst ein Symptom – nicht das Problem. Eine wirklich durchgängige P2P-Lösung setzt an allen Stationen an: von der digitalen Bestellanforderung über den automatischen Abgleich von Bestellung, Lieferschein und Rechnung bis hin zur regelbasierten Freigabe mit mobiler Genehmigungsmöglichkeit.
Systeme wie DocuWare und JobRouter ermöglichen genau das – entweder einzeln oder in Kombination, je nach bestehender IT-Landschaft. Entscheidend ist nicht das Produkt, sondern die Frage: Wo im Prozess verlieren wir heute Zeit, Geld und Transparenz? Die Antwort auf diese Frage bestimmt, wo die Digitalisierung beginnen sollte.
Unternehmen, die ihren P2P-Prozess konsequent digitalisieren, erreichen laut APQC-Benchmark Durchlaufzeiten von unter 5 Tagen – gegenüber einem Branchendurchschnitt von 15 Tagen (APQC, American Productivity & Quality Center, 2024).
Fazit
Der Purchase-to-Pay-Prozess ist kein Buchhaltungsthema – er ist ein Unternehmensthema. Wer den Einkauf digitalisieren und dabei Kosten senken, Skonti sichern und Compliance-Risiken minimieren will, muss den Prozess als Ganzes betrachten. Die gute Nachricht: Man muss nicht alles auf einmal ändern. Oft reicht es, die zwei oder drei größten Bruchstellen zu identifizieren und dort anzusetzen.
Wertschöpfer begleitet Unternehmen genau dabei – mit einer Analyse des Ist-Prozesses, einem klaren Bild der Optimierungspotenziale und einer Lösung, die zur vorhandenen IT-Landschaft passt.
Wertschöpfer Ansatz
Wertschöpfer begleitet Sie von der ersten Analyse bis zum laufenden Betrieb – immer mit Fokus auf Ihre Prozesse, nicht auf Technik um der Technik willen. Wir prüfen gemeinsam, wo im Purchase-to-Pay-Prozess der größte Nutzen entsteht, modellieren passgenaue Abläufe und integrieren DocuWare und JobRouter nahtlos in Ihre IT-Landschaft. Unser Ziel: Ein P2P-Prozess, der im Alltag wirklich trägt – von der Bestellanforderung bis zur Zahlung.
Sprechen Sie uns an und lassen Sie uns gemeinsam herausfinden, wie wir Ihren Purchase-to-Pay-Prozess schnell, sicher und messbar verbessern.
